Вся документация, образующаяся в ходе деятельности организаций, для удобства ее использования распределяется по определенным признакам в отдельные категории. Классификация бухгалтерских документов существует с этой же целью. Например, когда бухгалтер говорит, что у него отсутствуют внешние закрывающие бухгалтерские документы, он имеет в виду группу конкретных документов. Подробнее в статье.

Классификация документов в бухгалтерском учете — это структурирование всех входящих, исходящих и внутриорганизационных форм по определенным признакам. Некоторые виды бухгалтерских документов, сгруппированные по таким признакам, представлены в таблице:

		Характеристика
По назначению	Распорядительные		Доверенность, чек на получение денег с р\счета, др.
	Оправдательные документы в бухгалтерском учете	Подтверждают совершение хозяйственной операции, составляются лицом с полномочиями в момент ее совершения	Акты, товарные накладные, ПКО, др.
	Комбинированные	Сочетание признаков распорядительного и оправдательного в одном, что позволяет сократить документооборот	РКО, лимитно-заборная карта, др.
По месту составления	Внутренние	Оформляются для отражения фактов хозяйственной деятельности внутри организации	Кассовые ордера, платежные ведомости, др.
		Для направления в другие организации или поступающие из других организаций	Акты, счета-фактуры, товарные накладные, др.
По степени обобщения информации	Первичные — это документы первого уровня в бухгалтерском учете	Составляются в момент осуществления хозяйственной операции или сразу по ее окончании	Акты, накладные
		Объединяют в себе информацию по фактам хозяйственной деятельности, оформленным первичкой	Кассовый и авансовый отчеты, др.
По количеству операций
	Накопительные	Отражают информацию о нескольких операциях, время совершения которых не совпадает	Лимитно-заборная карта
По способу заполнения		Составленные от руки	Доверенность, акт
	Автоматизированно	С помощью программ	Доверенность, акт
Закрывающие		Совокупность официальных бумаг, подтверждающих сторонами факт совершения операции и обязательность ее отражения в учете	Акт, накладная, ТТН, др. первичный, счет-фактура (при наличии)

Следует учитывать, что данная в таблице группировка по определенным признакам может иметь уровни подклассификациии. Например, все, что объединено по признаку «По назначению», далее распределяется на:

• материальные: для отражения движения ТМЦ;
• расчетные: для оформления расчетов с контрагентами;
• денежные: документируют факты хозяйственной деятельности с наличными и безналичными расчетами.

Приведенный пример классификации знаком многим бухгалтерам и не является законодательно установленным. Также бухгалтерская служба каждого предприятия для упрощения свой работы может разрабатывать свою классификацию с необходимым количеством подклассов.

Документация -- способ оформления имущества, обязательств и хозяйственных операций бухгалтерскими документами. Ни одна операция не может быть отражена в учете без подтверждения ее соответствующими документами. Правильное и своевременное оформление всех хозяйственных операций документами -- начальная стадия бухгалтерского учета. Документация представляет собой поток информации о финансово-хозяйственной деятельности организации и поэтому широко используется в управлении организацией для предварительного, текущего и последующего контроля.

Все многообразие документов, оформляемых организацией, принято группировать, т. е. составлять сводные учетные документы, которые классифицируются по однородным признакам: назначению, порядку составления, содержанию хозяйственных операций, способу отражения операций, месту составления и порядку заполнения.

Распорядительными считаются документы, которые содержат приказ, распоряжение на совершение хозяйственной операции. Они разрешают произвести операцию, но не удостоверяют ее совершение. Например, приказы, доверенности, накладные, наряды на работу, чек на получение наличных денег с расчетного или валютного счета, платежное поручение банку на перечисление денежных сумм поставщику и т. д. Распорядительные документы подписывают работники организации, имеющие право давать указание на совершение отраженных в документах операций.

Исполнительные (оправдательные) документы только подтверждают факт совершения операции, служат оправданием бухгалтерских записей и свидетельствуют о получении, выдаче, расходовании материальных и денежных средств. Например, акты приемки-передачи основных средств, квитанции, счета, подтверждающие производственные расходы, отчеты материально ответственных лиц, счета-фактуры на проданную продукцию, приходные и расходные кассовые ордера и т. д. Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии в тех случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов нет или с целью подготовки распорядительных и оправдательных документов для отражения в бухгалтерском учете. Например, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, ведомости начисления и распределения амортизационных отчислений, накопительные ведомости, калькуляции фактической себестоимости продукции, расчеты отклонений от нормативной себестоимости, разные виды справок и расчетов, составляемых бухгалтерией, и т. п.

Комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Например, расходный кассовый ордер в первой части содержит распоряжение о выдаче денег, а во второй оформляется выдача денег, подтвержденная подписями получателя и кассира; накладная на отпуск материальных ценностей содержит в себе распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической выдачи и т. д.

По порядку составления документы бывают первичными и сводными.

Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. Например, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, требования на отпуск материалов, счета, платежные требования, акты приемки-передачи основных средств, акты на списание основных средств и т. п.

Сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными. Например, авансовые отчеты, кассовые отчеты, банковские выписки из счетов, группировочные и накопительные ведомости. В частности, авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функции документа оправдательного и бухгалтерского оформления. В нем дается полная характеристика расчетов с подотчетным лицом: остаток или перерасход предыдущего аванса, размер данного аванса, израсходованная сумма, остаток и дата его внесения в кассу или перерасход и дата его возмещения предприятием. Кроме того, в авансовом отчете предусмотрено отнесение производственных расходов по счетам после проверки и утверждения отчета. На оборотной стороне отчета дается перечень отдельных расходов и их оправдательных документов.

Материальные документы отражают наличие и движение средств и предметов труда. К ним относятся основные средства, нематериальные активы и другие долгосрочные вложения, производственные запасы и затраты. Например, акты приемки-передачи и списания основных средств, документы на оприходование и списание материальных ценностей, перечень таблиц, справок-расчетов и ведомостей, необходимых для заполнения учетных регистров по счетам производственных затрат, счета-фактуры, накладные и др.

Денежные документы показывают движение денежных средств; с их помощью учитываются кассовые и банковские операции. К денежным документам относятся чеки, выписки банка, кассовые приходные и расходные ордера, квитанции о приеме денег, почтовые и вексельные марки, займы, облигации, сберегательные сертификаты и др.

Расчетные документы отражают расчеты предприятия с юридическими и физическими лицами: платежные поручения, расчетные чеки, платежные требования, расчетно-платежные ведомости, авансовый отчет и др.

По способу отражения операций документы подразделяются на разовые и накопительные.

Разовые документы применяются один раз для отражения отдельной операции или нескольких одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основой для отражения в бухгалтерском учете. Например, приходные и расходные кассовые ордера, счета-фактуры, расчетно-платежные ведомости и т. д.

Накопительные документы составляются за определяемый период (неделя, декада, месяц) для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. Накопительные документы от сводных отличаются тем, что сводный документ составляется постепенно путем накапливания операций. К накопительным документам относятся лимитно-заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т. д.

По месту составления документы бывают внутренними и внешними.

Внутренние документы составляются в организации для отражения текущих операций. Например, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, наряды, расчетно-платежные ведомости и т. д.

Внешние документы заполняются вне пределов данной организации и поступают в оформленном виде. Например, счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и др.

По порядку заполнения документы можно классифицировать на составляемые вручную и при помощи вычислительной техники. Документы, составляемые вручную, заполняются от руки либо на пишущей машинке. Документы, заполняемые при помощи вычислительной техники, автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.

Бухгалтерский учет ведется непрерывно с момента организации предприятия до его ликвидации. Все факты хозяйственной жизни находят сплошное и непрерывное отражение на счетах бухгалтерского учета на основе первичных документов, подтверждающих их законность и достоверность. Документы являются первоисточником бухгалтерской информации. Если нет первичного документа, то и нет бухгалтерской записи. Если есть бухгалтерская запись, но нет первичного документа, то это означает грубую ошибку в ведении бухгалтерского учета.

В совокупности все документы составляют документацию. Документация служит основанием для ведения не только всех видов хозяйственного учета, но и информационной базой для других функций системы управления: расчета плановых (нормативных) показателей производства, продаж, себестоимости, прибыли; нормирования производственного потребления материальных и других ресурсов и т.д. На основании документов создаются системы оперативного экономического и финансового анализа, текущего контроля, ревизии и аудита финансово-хозяйственной деятельности хозяйствующего субъекта. Процесс записи информации по предусмотренным стандартным формам называется документированием.

Все документы бухгалтерского учета можно разделить на группы по следующим признакам (рис. 1.11).

Первичные документы свидетельствуют об имеющем место хозяйственном факте. Они являются началом учетной регистрации хозяйственных фактов экономической жизни хозяйствующего субъекта. Каждый первичный документ предназначен для оформления отдельного хозяйственного факта: сумма выданных из кассы предприятия денежных средств оформляется расходным кассовым ордером; приемка складом материалов - приходным ордером и т.д.

Рис. 1.11.

44 . ГЛАВА 1. ТЕОРИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО ФИНАНСОВОГО УЧЕТА

Сводные документы представляют собой сводку однородных данных нескольких первичных документов. Сводкой в бухгалтерском учете называется обобщение (свод), объединение определенных данных, показателей, сведений в один документ. Например: отчет кассира, составляемый на основе первичных кассовых документов; приходный и расходный кассовые ордеры. Сводные документы обеспечивают существенное сокращение количества учетных записей, тем самым значительно снижая трудоемкость учетной работы.

2. По назначению документы делятся на оправдательные, распорядительные, документы бухгалтерского оформления, комбинированные.

Оправдательные документы составляют и подписывают лица, ответственные за осуществление фактов хозяйственной жизни и их оформление. Они подтверждают совершение хозяйственного факта, а для материально ответственных лиц считаются оправданием в расходовании или получении ценностей. К ним относятся товарно-транспортные накладные, кассовые ордера и т.п. На основе данных документов делают записи на счетах бухгалтерского учета.

Распорядительные документы отражают вопросы общего руководства предприятием и его хозяйственной деятельностью. Они представляют собой приказы на выполнение определенного хозяйственного действия, например доверенность на получение материальных ценностей, платежное поручение и др. В них отсутствует подтверждение совершения факта хозяйственной жизни, и они не служат основанием для учетных записей.

Распорядительные документы составляют работники всех структурных подразделений предприятия. Документы по организации учета и отчетности заполняют непосредственно работники бухгалтерской службы. Документы по финансово-расчетным операциям составляют работники финансового отдела и бухгалтерии; документы по снабжению и сбыту - работники коммерческих служб, а также работники учета (например, требование на отпуск материалов).

Документы бухгалтерского оформления составляются на основе распорядительных и оправдательных документов для обобщения и систематизации учетных записей и определения корреспонденции счетов. Они прилагаются к распорядительным или оправдательным документам и самостоятельного значения не имеют. Отдельно используются эти документы в том случае, когда бухгалтер составляет справки и расчеты на основе действующих инструкций о начислении амортизации, отчислений на социальное страхование, расчеты распределения накладных расходов и пр.

Комбинированные документы представляют собой сочетание разных видов документов, например распорядительных и оправдательных (например, расчетно-платежная ведомость на выплату заработной платы), оправдательных и бухгалтерского оформления (например, авансовый отчет), распорядительных, оправдательных и бухгалтерского оформления (например, расходный кассовый ордер - в нем сочетаются распоряжение на выдачу (подпись распорядителя), оправдание расхода денег кассиром (подпись лица, получившего деньги) и указание корреспондирующего счета для записи операции).

На практике, как правило, используются комбинированные документы, что упрощает их учетную обработку, сокращает количество документов и затраты на них.

3. По месту составления документы делятся на внутренние и внешние.

Внутренние составляются непосредственно на предприятии должностными лицами, которым вменена такая обязанность (приказы, акты приемки, приходные и расходные кассовые ордера и т.д.).

Внешние - это документы, поступающие на предприятие со стороны: из государственных органов, вышестоящих организаций, банков, налоговых органов, от учредителей, поставщиков, покупателей и других внешних контрагентов. К этим документам относятся платежное поручение, транспортные накладные, инкассовое поручение, счет- фактура поставщика, исполнительный лист и т.п.

4. По охвату хозяйственных фактов документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы служат для оформления одного ФХЖ (например, требование на выдачу материалов, акт приема-передачи основных средств и др.).

Накопительные документы применяются для оформления нескольких однородных и периодически повторяющихся ФХЖ, например в течение недели, декады, месяца (например, лимитно-заборная карта, отражающая многократный отпуск в течение месяца материалов со склада в цех). Учетные записи по таким документам производятся по окончании отчетного периода (недели, месяца) общим итогом, что сокращает количество учетных записей.

5. По признаку повышенной ценности документы делятся на бланки, документы строгой отчетности и ценные бумаги.

Бланк - (от франц. Ыапс - белый, чистый) представляет собой лист бумаги с частично напечатанным стандартным текстом, графами и так далее для единообразного оформления документов. В определенных случаях, предусмотренных законодательством и руководством хозяйствующего субъекта, из общего числа бланков и документов выделяется перечень тех, которые в силу своей повышенной ценности обособляются от других и принимаются к специальному бухгалтерскому учету, - бланки строгой отчетности. При этом порядок их хранения и использования устанавливается администрацией хозяйствующего субъекта в соответствии с действующим законодательством.

Бланки документов предназначены для оформления оплаты услуг, работ, продукции и товаров для физических и юридических лиц без применения контрольно-кассовой техники, в частности книжки квитанции, бланки доверенностей, удостоверений, трудовых книжек и вкладышей к ним, дипломов, талонов, ценных бумаг, бланков-векселей и др. Эти бланки учитываются в специализированных регистрационных книгах, журналах типовой формы по каждому наименованию в порядке возрастания присвоенных им номеров, наносимых на бланк.

Документы строгой отчетности представляют собой особого вида денежные документы, учитываемые в оценке по фактической себестоимости их приобретения и хранящиеся в кассе предприятия наравне с кассовой наличностью: оплаченные путевки в дома отдыха, спортивно-оздоровительные лагеря, санатории, базы отдыха и т.п., почтовые марки, марки госпошлины, проездные документы, собственные акции, выкупленные акционерным обществом у акционеров для их последующей перепродажи или аннулирования.

Ценные бумаги представляют собой ценные и товарные документы, удостоверяющие имущественные права и право на получение определенных денежных сумм (например, право на получение дохода), без предъявления которых указанные права не могут быть осуществлены или переданы другому лицу. Ценные документы представлены облигациями, векселями, чеками, депозитными сертификатами и др.

Товарные ценные бумаги закрепляют вещественные права, как правило право собственности или право залога на товары. Наибольшее хождение имеют коносаменты, представляющие собой обычные товарные накладные и складские свидетельства.

Особое место среди ценных бумаг занимают акции, которые выпускаются акционерным обществом без установленного срока обращения, одновременно являются единицей акционерного капитала и подтверждают право собственности акционера на активы предприятия, получение части прибыли в виде начисленных дивидендов, продажу на рынке ценных бумаг, участие в управлении.

Под документооборотом понимают устанавливаемый хозяйствующим субъектом официальный порядок прохождения каждого документа по информационной цепочке между его инициаторами и исполнителями от момента создания документа до сдачи его в архив - подразделение предприятия или специальное учреждение для хранения документов по специальным правилам. Несмотря на законодательные ограничения, конкретный порядок продвижения, а также сроки формирования и сдачи документации для принятия к бухгалтерскому учету каждый хозяйствующий субъект определяет самостоятельно. Этот процесс оформляется в виде графика документооборота - детального расписания создания и последующей обработки документов на всех информационных этапах. График документооборота является объектом учетной политики и утверждается руководителем предприятия.

Данные первичных документов, отражающих хозяйственные операции, после их проверки с точки зрения законности, целесообразности, правильности арифметических подсчетов и принятия к учету накапливаются и систематизируются в регистрах бухгалтерского учета. Результаты фактов хозяйственной жизни, имевших место за определенный промежуток времени, из учетных регистров в сгруппированном виде переносятся в бухгалтерскую отчетность (рис. 1.12).

Рис. 1.12.

Учетные регистры - это специальные бухгалтерские документы, предназначенные для регистрации и группировки данных бухгалтерского учета о состоянии и движении хозяйственных средств и их источников, используемые для составления финансовой отчетности. По своему строению и содержанию учетные регистры могут быть самыми разнообразными, но они имеют и ряд общих признаков, по которым учетные регистры можно классифицировать (рис. 1.13).

1. По внешнему виду (или форме) регистры делятся на бумажные и на безбумажной основе (электронные).

Бумажные регистры существуют в виде специальных книг (журналов), отдельных листов и карточек. Сюда же следует отнести электронные распечатки, получаемые в результате обработки бухгалтерской информации на ЭВМ и других средствах вычислительной техники.

Карточки предназначены для длительного пользования, они представляют собой бланки с отпечатанной таблицей. Они изготавливаются из плотной бумаги или неплотного картона, их между собой не скрепляют. Применяются для аналитического учета, группируются по определенным признакам, ведутся в пределах каждого синтетического счета и регистрируются в специальных реестрах. В отличие от ведомостей карточки, как правило, применяются на ограниченных участках работы, например используются для аналитического учета материалов. Они наглядны, удобны для работы, их несложно сортировать.

Рис. 1.13.

Ведомости представляют собой отдельные листы или листы, скрепленные между собой. Использование ведомостей обеспечивает разделение учетной работы, так как их ведение можно распределить между счетными работниками, что способствует ускорению учетного процесса за счет рационального распределения счетной работы. Открываются, как правило, на месяц или квартал. Свободные листы предназначены для синтетического и аналитического учета и выполняют роль комбинированных регистров. К этому виду учетных регистров относятся ведомости, журналы-ордера, мемориальные ордера, разра- боточные таблицы.

Книги представляют собой сброшюрованные в одном переплете свободные листы определенного формата и графления. Применение книг ограниченно, так как работу по их ведению разделить между счетными работниками нельзя и какую-то конкретную книгу должен вести только один человек (например, кассовую книгу).

В некоторых книгах все листы нумеруются, прошиваются, о чем делается надпись, скрепляемая печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера. Примерами таких книг являются кассовая книга и книга учета ценных бумаг. Преимущество книг в том, что исключается возможность замены отдельных листов новыми при злоупотреблениях и хищениях, так как все страницы книги пронумерованы.

К регистрам на безбумажной основе (электронные) относят учетные таблицы, сформированные или на магнитных носителях (магнитных лентах бобинного типа или кассетных, гибких и жестких дисках), или оптических (лазерных компакт-дисках). Кроме этого сюда относятся компьютерные технологии ведения бухгалтерского учета в программах 1C: Бухгалтерия, БЭСТ идр.

2. По характеру бухгалтерских записей учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.

В хронологических учетных регистрах бухгалтерские записи ведутся последовательно в порядке чередования дат в отчетном периоде (например, накопительные ведомости учета отгрузки (отпуска) продукции покупателям, поступления денежных средств в кассу и др.). Хронологическая запись заключается в фиксировании хозяйственных фактов по последовательности их совершения и оформления в бухгалтерских регистрах (поступление основных средств, расход денежных средств по датам текущего месяца и т.д.).

В систематических бухгалтерских регистрах оформляется группировка хозяйственных фактов по однородному содержанию в соответствии с определенными признаками (группируются по определенным объектам учета). Примерами такого регистра может служить ведомость учета затрат по производственным подразделениям и предприятию в целом, кассовая книга и др.

Под систематической записью понимается регистрация хозяйственных фактов в соответствии с их экономическим содержанием на бухгалтерских счетах (поступление основных средств, расходные кассовые операции и т.д.).

В комбинированных регистрах объединяются систематические и хронологические записи, т.е. они одновременно содержат и журнал хронологической записи, и счета, на которых ведутся систематические записи. При этом систематическая и хронологическая записи как формы регистрации хозяйственных фактов в бухгалтерском учете объединяются в одном учетном регистре.

3. По степени обобщения регистры бывают синтетические и аналитические.

В синтетических регистрах учет ведется общими итоговыми суммами на основании заранее сгруппированной учетной информации в стоимостных измерителях с указанием корреспондирующих счетов без пояснительного текста. Примером могут быть журналы-ордера, Главная книга и др.

В аналитических регистрах записи выполняют подробно с пояснениями по каждому документу в отдельности или по группам однородных документов. Например, аналитический учет материальнопроизводственных запасов ведется в количественных и стоимостных измерителях (ведомость учета движения материалов и др.).

Записи в регистрах бухгалтерского учета могут осуществляться вручную или с применением бухгалтерских программ. Учетные записи характеризуются рядом признаков: документальность, своевременность, краткость, точность, ясность. Записи в учетные регистры производятся исключительно на основании оформленных, проверенных и утвержденных документов.

Перед записью в учетные регистры сводные документы подвергаются дополнительной бухгалтерской обработке, заключающейся в том, что по проставленной корреспонденции счетов и содержанию отдельных первичных документов составляются общие бухгалтерские проводки (как правило, сложные) согласно сводному документу в целом, которые переносятся в соответствующий учетный регистр.

• 1) дата записи в регистр;
• 2) номер и дата документа, на основании которого произведена запись;
• 3) обоснование содержания записи;
• 4) принятые коды бухгалтерских счетов и позиций аналитического учета;
• 5) сумма.

Бухгалтерские записи должны свидетельствовать о хозяйственных фактах в полном соответствии с содержанием документов и исключать возможность их различного понимания или толкования. При этом как цифры, так и текст необходимо писать четко и разборчиво с тем, чтобы их можно было легко и правильно прочитать.

На определенные даты по синтетическим бухгалтерским счетам обычно в конце отчетного месяца в учетных регистрах подсчитываются итоги оборотов за отчетный период и исчисляются сальдо на бухгалтерских счетах.

Оборотно-сальдовые ведомости составляются, как правило, на конец отчетного периода на основании данных по счетам об остатках и оборотах (табл. 1.3).

На каждый счет отводится отдельная строка, в которой указывается начальное сальдо, обороты и конечное сальдо по данному счету.

Таблица 1.3

Структура оборотно-сальдовой ведомости

При правильном ведении учета должно быть три пары равных итогов в строке «Итого».

• 1. Итог дебетовых начальных сальдо по счетам должен равняться итогу кредитовых начальных сальдо.
• 2. Итог дебетовых оборотов по счетам должен равняться итогу кредитовых оборотов.
• 3. Итог конечных дебетовых сальдо должен равняться итогу кредитовых конечных сальдо.

Первое равенство обусловлено тем, что итог синтетических счетов по дебету показывает сумму всех средств предприятия на начало отчетного периода, а итог по кредиту - сумму источников этих средств, т.е. они отражают баланс предприятия на начало отчетного периода.

Второе равенство обусловлено применением способа двойной записи операций на счетах, при которой каждая операция записывается в одинаковой сумме по дебету и кредиту разных счетов.

Третье равенство объясняется так же, как и первое, только в этом случае остатки показывают баланс на конец отчетного периода, а не на начало, как в первом равенстве. Кроме того, третье равенство обусловлено и первыми двумя вместе.

Эта особенность обусловливает контрольное значение данной ведомости. При помощи приведенных в ней данных обнаруживают ряд ошибок, связанных с нарушением приема двойной записи:

• 1) запись сделана по дебету, но пропущена по кредиту счета;
• 2) запись сделана по кредиту, но пропущена по дебету;
• 3) записи сделаны по дебету и кредиту, но суммы записей неравны.

Во всех этих случаях не будет второго равенства, а следовательно,

и третьего. Необходимо найти ошибку. Искать ее надо, проверяя правильность отражения двойной записи по счетам.

Но возможны и ошибки иного рода: операция записана дважды или не записана совсем (пропущена и по дебету, и по кредиту), тогда равенство второе не нарушается, но сумма оборотов будет преувеличена или преуменьшена. Для выявления подобных ошибок итоги оборотов оборотной ведомости по синтетическим счетам сверяют с итогом хронологической записи (регистрационным журналом).

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://allbest.ru/

Контрольная работа

по основам бухгалтерского учета

тема: «Классификация документов»

С одержание

Значение документации в бухгалтерском учете

Классификация бухгалтерских документов

Практическое задание

Список использованной литературы

Значение документации в бухгалтерском учете

Бухгалтерский учет является строго документальным. При посредстве документов каждая хозяйственная операция отражается в учете и приобретает доказательственную силу. Поэтому документация рассматривается как составная часть метода бухгалтерского учета, обеспечивающая объективность данных о работе предприятия. Без документов не может быть и бухгалтерского учета. Основанием для записей в бухгалтерском учете служат надлежащим образом оформленные оправдательные документы. Порядок оформления их определяется Стандартом о документах и записях в бухгалтерском учете предприятий (стандарты по аудиту). Бухгалтерский документ есть письменное свидетельство, удостоверяющее факт совершения хозяйственной операции. Основное назначение бухгалтерских документов: письменное обоснование и отражение хозяйственных операций (активов), основание и источник бухгалтерских записей, осуществление контрольных функций и целесообразность хозяйственных операций. Этот контроль осуществляется ответственными лицами при совершении операций (предварительный контроль), работниками бухгалтерии при обработке документов, а также аудиторами при документальных аудиторских проверках и обследованиях. Бухгалтерский документ по внешней форме представляет собой бланк, на котором записано содержание хозяйственной операции, время и место ее совершения, натуральные показатели, сумма операции и др. Эти и многие другие сведения записанные в документе, являются его составными элементами, именуемые в практике реквизитами.

Каждая хозяйственная операция имеет свои особенности, которые фиксируются в документе. Однако у документов есть общие типовые для всех элементы: название документа (счет-фактура, накладная, платежное поручение, чек, кассовый ордер и т. п.), отражающее характер хозяйственной операции; наименование и адрес предприятия, где совершалась операция; указание сторон участвовавших в совершении операции; дата составления документа и номер; краткое изложение хозяйственной операции; подписи лиц, которые несут материальную и административную ответственность. При применении электронно-вычислительных машин документы, служащие основанием для бухгалтерских записей, должны также содержать необходимые реквизиты, расположенные в порядке, который отвечает требованиям компьютерного учета.

К составлению документов предъявляются определенные требования, утверждающие четкость, ясность и точность информации. Записи в документах делаются чернилами, на машинке или другим пишущим оборудованием с четким заполнением всех реквизитов, предусмотренных формой данного документа. Не допускается записи производить простым карандашом, делать подчистки, исправления сумм или текста, помарки и т. п., что может привести к злоупотреблениям. Приходные и расходные кассовые документы оформляются в порядке, установленном Правилами о ведении кассовых операций предприятиями, организациями и субъектами. Порядок оформления банковских документов устанавливается правилами Национального банка РК. Обнаруженные в документах ошибки (за исключением кассовых и банковских) исправляются путем зачеркивания неправильного текста или суммы и написания над зачеркнутым правильного текста или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Исправленная ошибка должна быть оговорена и подтверждена подписями лиц, подписавших документ. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебник.- М.: Инфра-М, 2005. - С. 350-353

При проверках предприятий налоговыми органами много внимания уделяется правильному оформлению документов. Именно исходя из проверки имеющихся документов налоговая служба делает вывод о верности расчетов с бюджетом. Главные бухгалтера предприятий (особенно вновь созданных) должны уделять особое внимание документальному оформлению хозяйственных операций по приемке, складскому учету и движению товара, в особенности, если товар перемещается между структурными подразделениями предприятия. Несвоевременное оформление или не оформление произведенных операций запутывает бухучет и негативно сказывается на расчетах с бюджетом. Неверно оформленные документы не позволяют предприятию правильно определить налогооблагаемую базу и становятся, как правило, причиной разногласий с налоговой инспекцией. Итог этих разногласий практически всегда легко предсказать - финансовые санкции по отношению к предприятию. Чтобы избежать ситуаций, при которых предприятию придется доказывать свою правоту через суд, рекомендуется обращать особое внимание на документальное оформление хозяйственных операций.

Классификация бухгалтерских документов

бухгалтерский учет дебетовый баланс

Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам:

· по назначению;

· по объему отраженных в них операций;

· по способу использования;

· по числу учитываемых операций;

· по месту составления;

· по способу заполнения;

· по основанию носителя.

По назначению бухгалтерские документы по назначению можно разделить на группы:

· организационно-распорядительные;

· оправдательные (исполнительные);

· комбинированные;

· документы бухгалтерского оформления.

К организационно-распорядительным документам относятся приказы, распоряжения, указания, доверенности и т.п. Эти документы содержат распоряжение, разрешение, поручение либо право на проведение хозяйственной операции. Информация, содержащаяся в этих документах, не заносится в учетные регистры, так как в них не отражается сам факт совершения операции.

К оправдательным (исполнительным) документам относятся накладные, требования, приходные ордера, акты приемки и т.п. Оправдательные документы составляются в момент совершения операции, отражая ее исполнение, и представляют собой источник первичной учетной информации или первый этап учетного процесса. Информация, содержащаяся в них, заносится в учетные регистры. Оправдательные документы составляются лицами, ответственными за совершение хозяйственных операций и ими подписываются. Например, документы, фиксирующие прием материалов, составляются заведующим складом или по его поручению и им же подписываются. Подписываются документы и лицами, которые принимают материальные ценности или являются материально ответственными за них.

Существует целый ряд документов, сочетающих в себе разрешительный и оправдательный характер, такие документы относят к комбинированным (платежная ведомость, расходный кассовый ордер).

Документы бухгалтерского оформления заполняются бухгалтером для оправдания записей, не имеющих других документальных подтверждений. Это различные расчеты и справки, которые играют вспомогательную роль и составляются для облегчения и ускорения работы бухгалтерии (справка бухгалтерии на сторнирование ошибочно сделанной записи; распределение прибыли предприятия, общепроизводственных, общехозяйственных, внепроизводственных расходов и др.). Информация из таких документов также заносится в учетные регистры.

· материальные;

· расчетные;

· денежные.

Материальные отражают движение товарно-материальных ценностей (приходный ордер, требование-накладная, лимитно-заборная карточка и др.). К расчетным относятся документы по оформлению расчетных взаимоотношений по возникшим обстоятельствам (счет-фактура, платежное поручение, квитанции и др.). К денежным относятся документы по оформлению операций с наличными и безналичными денежными средствами (расходные и приходные кассовые ордера, банковские чеки и др.).

По объему отраженных в них операций документы подразделяются на первичные и сводные.

Первичными документами являются такие, которые оформляют хозяйственные операции в момент их совершения и составляют основу для всех последующих учетных записей. К ним относятся все документы, оформляющие хозяйственные операции, а именно: приходные и расходные кассовые ордера по движении наличности в кассе, приходные и расходные накладные по движению ценностей на местах их нахождения, счета-фактуры на поступившие товары и материалы и проданную готовую продукцию и многое другое.

Сводными документами являются такие, которые составляются на основании ранее составленных первичных документов. Группировка первичных документов в сводные осуществляется по однородным группам. К сводным документам в первую очередь относятся все виды отчетов, составляемых материально-ответственными лицами, например, кассовые, материальные, товарные, авансовые и др. При получении сводных документов осуществляется систематизация первичных документов, совершенствование документооборота. Сводные документы являются действительными только тогда, когда к ним приложены первичные документы и записи соответствующие им.

По способу использования документы разделяются на:

· разовые;

· накопительные.

Разовые документы нужны для отражения одной или нескольких однородных хозяйственных операций, совершаемых одновременно. Накопительные - для регистрации и накапливания однородных хозяйственных операций, совершаемых в разное время. К ним относятся: табель учета рабочего времени, лимитно-заборная карта, ведомость выпуска готовой продукции, многодневные наряды и др. В отличие от разовых, накопительные документы используют с целью учета после того, как в них записана последняя операция и подведен итог всех записей.

По числу учитываемых операций документы бывают:

· однострочные (содержат одну учетную позицию);

· многострочные (содержат две или более учетных позиций).

По месту составления документы могут быть внутренними и внешними. Внешние документы поступают от других организаций.

Документы также разделяются по способу заполнения:

· вручную;

· автоматизировано.

По основанию носителя можно разделить на:

· бумажный;

· машинный.

Из общей характеристики документов видно, что каждый документ относится одновременно к разным классификационным группам. Так, акт приема-передачи основных средств является одновременно материальным, исполнительным, первичным, разовым и внутренним документом. Счет-фактура поставщика - исполнительный, разовый, внешний документ. Расходный кассовый ордер - комбинированный, первичный, разовый и внутренний и др. Классификация документов по рассмотренным признакам позволяет правильно понять их содержание, назначение и использование для отражения хозяйственных операций предприятия. Сафронова Н.Г.,Яцюк А.В Бухгалтерский финансовый учет: Учебное пособие.-М.:Инфра-М, 2003.-С. 78-81

Практическое задание

1. Составьте бухгалтерский баланс ООО - фирмы «Волюр» на 1 июня 2010 года на основе таблицы 1, расположив наименования (вместе с номерами) бухгалтерских счетов в активе и пассиве в порядке следования соответствующих статей баланса.

Таблица 1 Остатки на счетах на 01.06.10г.

Номер и наименование счета	Сумма, тыс.руб.
10"материалы"
51"расчетный счет"
43"готовая продукция"
80"уставный капитал"
20"основное производство"
99"прибыли и убытки"
01"основные средства"

Таблица 2 Баланс ООО-фирмы "Велюр"на 01.06.2010г.

	Сумма, тыс.руб.		Сумма, тыс. руб.
		80"уставный капитал"
10"материалы"		60"расчеты с поставщиками и подрядчиками"
51"расчетный счет"		70"расчеты с персоналом по оплате труда"
20"основное производство"		99"прибыли и убытки"
43"готовая продукция"
01"основные средства"
71"расчеты с подотчетными лицами"

2. Составьте и внесите в журнал регистрации хозяйственных операций (табл. 3) бухгалтерские проводки, определив недостающие суммы.

Таблица 3 Журнал регистрации хозяйственных операций за июнь 2010г.

	Документ и краткое содержание операции	Корреспонденция	Сумма, тыс. руб.
	Поступили на склад основные материалы от поставщика
	Оплачен счет предприятия за доставку материалов
	Получено с расчетного счета на хозяйственные расходы
	Получено от кладовщика Чапаева А.П.возврат подотчетных сумм
	Выдано менеджеру коммерческого отдела Фролову С.В. под отчет на хозяйственные расходы
	Израсходовано Фроловым С.В.не приобретение материалов
	Выдано менеджеру коммерческого отдела Фролову С.В.перерасход по авансовому отчету №7
	Отпущены материалы в основное производство
	Начислена заработная плата рабочим основного производства
	Получено св кассу с расчетного счета
	Выдана из кассы заработная плата
	Сдана на расчетный счет депонированная заработная плата

3. Откройте бухгалтерские счета, запишите начальные сальдо, разнесите операции по счетам, подсчитайте дебетовые и кредитовые обороты за месяц и выведите конечные сальдо.

Таблица 4

Таблица 5 Баланс ООО-фирмы "Велюр"на 01.07.2010г.

	Сумма, тыс.руб.		Сумма, тыс.руб.
		80"уставный капитал"
10"материалы"		60"расчеты с поставщиками и подрядчиками"
51"расчетный счет"		70"расчеты с персоналом по оплате труда"
20"основное производство"		99"прибыли и убытки"
43"готовая продукция"
01"основные средства"
71"расчеты с подотчетными лицами"

Список использованной литературы

1. Бабаев Ю.А Бухгалтерский учет: Учебник. - М.:проспект.2005.-392с.

2. Правовые основы бухгалтерского учета и аудиторской деятельности: Учебник / Под редакцией Чаадаева С.Г. - М.: Юристъ, 1999.

3. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебник.- М.: Инфра-М, 2005. - 592 с.

4. Сафронова Н.Г.,Яцюк А.В Бухгалтерский финансовый учет: Учебное пособие. - М.: Инфра-М, 2003.-с.146.

5. Донцова А.В., Никифорова Н.А. Составление и анализ годовой бухгалтерской отчетности. М.: Инфра-М, 1997.

6. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. Приказом МФ РФ от 29.07.98 № 34.

Размещено на Allbest.ru

...

Подобные документы

Формирование стоимости импортных товароматериальных ценностей и порядок отражения их приобретения в бухгалтерском учете. Составление журнала регистрации данных хозяйственных операций. Денежная оценка операций в иностранной валюте и в рублевом эквиваленте.

контрольная работа , добавлен 08.02.2015


Понятия фиктивного и подложного документов. Классификация бухгалтерских документов. Группировка бухгалтерских документов, их назначение, порядок составления, способ отражения хозяйственных операций, место составления. Видовое деление подлогов документов.

контрольная работа , добавлен 30.04.2011


Понятие хозяйственной ситуации и операции. Классификация хозяйственных операций в номенклатуре плана счетов. Характеристика и классификация документов бухгалтерского учета по составу и назначению. Описание и подготовка первичных бухгалтерских документов.

контрольная работа , добавлен 17.06.2010


Принципы открытия счетов бухгалтерского учета и отражение на них хозяйственных операций за месяц способом двойной записи. Подсчет оборотов за месяц и конечных остатков. По данным счетов составление бухгалтерского баланса ОАО "М-33" на определенную дату.

контрольная работа , добавлен 23.03.2015


Значение и цели первичного наблюдения. Классификация бухгалтерских документов. Требования, предъявляемые к заполнению первичных документов. Правила проверки первичных документов и исправления ошибок в них. Порядок изъятия у организации документов.

курсовая работа , добавлен 07.09.2011


Структура активных, пассивных и активно-пассивных бухгалтерских счетов. Основания классификации бухгалтерских документов. Пример открытия бухгалтерских счетов, заполнения журнала хозяйственных операций, составления оборотной ведомости и баланса.

контрольная работа , добавлен 29.01.2011


Понятие, классификация и хранение бухгалтерских документов. Документооборот. Учетные регистры и их классификация. Формы ведения бухгалтерского учёта. Инвентаризация: понятие и порядок отражения ее в бухгалтерском учете. Инвентаризация основных средств.

курсовая работа , добавлен 02.03.2008


Методика ведения журнала регистрации хозяйственных операций предприятия. Подсчеты дебетовых и кредитовых оборотов за месяц и выведение конечного сальдо. Составление ведомости начисления заработной платы. Калькуляция производственной себестоимости изделия.

курсовая работа , добавлен 08.01.2011


Документация. Письменное распоряжение на совершение хозяйственных операций. Классификация документов и их реквизиты. Требования, предъявляемые к оформлению документов. Понятие износа. Нормы амортизации. Порядок начисления износа. Отражение в учете.

реферат , добавлен 25.03.2009


Учетные документы: их виды, назначение, порядок оформления. Отражение хозяйственных операций на счетах. Документация как способ оформления хозяйственных операций. Анализ повседневной работы организаций. Сущность бухгалтерских (финансовых) отчетностей.

Разнообразие хозяйственных операций требует составления различных по своему содержанию и назначению документов, так как по каждой хозяйственной операции составляется свой документ. Правильному составлению и использованию документов в бухгалтерском учете способствует их классификация.

Под классификацией документов понимают их группировку по определенным признакам. Выделяют несколько классификаций:

• · по месту составления;
• · по назначению;
• · по способу охвата фактов;
• · по объему отраженных операций;
• · по содержанию хозяйственных операций.

По месту составления первичные учетные документы подразделяются на внешние и внутренние.

Внешние документы составляют вне данного предприятия и ими оформляются операции, осуществляемые между предприятиями. Они поступают в организацию со стороны (от государственных органов, банков, налоговых служб, поставщиков, покупателей и прочих контрагентов). Эти документы составляются по типовым формам. Примерами таких документов могут служить платежные требования-поручения, счета-фактуры и накладные поставщиков, выписки банков с расчетных и валютных счетов и др. Алексеева Г.Н. "Теория бухгалтерского учета". Учебное пособие. Тамбов, 2004 г., изд. "ТГТУ"..

Внутренние документы создаются внутри предприятия. Ими оформляются хозяйственные операции, совершаемые только в пределах данной организации.

К таким документам можно отнести расчетно-платежные ведомости, приходные и расходные кассовые ордера и др.

Отдельные внутренние документы в результате совершаемых хозяйственных операций становятся внешними, например, денежные чеки, платежные поручения. При заполнении внутренних документов достаточно указать только обязательные реквизиты, а при составлении внешних документов необходимо еще добавить дополнительные реквизиты документов для полноты характеристики хозяйственной операции.

По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные (исполнительные), комбинированные.

Распорядительными называются такие документы, которые содержат распоряжение о выполнении той или иной хозяйственной операции. Их основное назначение - передача указаний руководящих работников непосредственным исполнителям. Многие операции совершаются только при наличии соответствующего распорядительного документа.

К числу распорядительных документов относятся приказы и распоряжения руководителей организации и уполномоченных ими лиц на совершение хозяйственной операции (например, платежное поручение, приказ на командировку, записи о приеме и увольнении с работы, об отпуске и т.д.). Эти документы еще не содержат в себе подтверждения фактов совершения операций, поэтому сами по себе они не могут служить основанием для отражения операций в учете.

Следовательно, распорядительные документы требуют составления оправдательных для того, чтобы данный факт хозяйственной деятельности получил отражение в учете.

Оправдательными (исполнительными) называются документы, оформляющие уже произведенные операции. Они составляются в момент совершения операций и подтверждают факт выполнения приказа или распоряжения. Например, расчетные ведомости по заработной плате, приходные кассовые ордера, накладные, акты, счета-фактуры, квитанции, свидетельствующие о приеме ценностей, и многие другие.

Оправдательные (исполнительные) документы подписывают лица, ответственные за выполнение хозяйственных операций и правильность их оформления (кассиры, начальники цехов, мастера, кладовщики). Оправдательные документы, поступающие в бухгалтерию, проверяются и затем принимаются к учету Алексеева Г.Н. "Теория бухгалтерского учета". Учебное пособие. Тамбов, 2004 г., изд. "ТГТУ"..

Комбинированные документы - документы, которые одновременно являются и распорядительными, и оправдательными (исполнительными). Они служат одновременно и распоряжением о выполнении данной операции, и оправданием ее выполнения, фиксируют совершенную операцию и в то же время содержат указание о порядке отражения ее в счетах. Например, приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты подотчетных лиц, требования на отпуск материалов, расчетно-платежные ведомости на выдачу зарплаты, объявления о взносе наличных денежных средств на расчетный счет и т.д.

По способу охвата фактов документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы отражают одну или одновременно несколько хозяйственных операций. Отличительная черта этих документов - сразу же после составления они передаются в бухгалтерию и могут служить основанием для бухгалтерских записей. Например, приходных ордер по материалам, ведомости распределения расходов, калькуляции, накладные, приемо-сдаточные акты, кассовые ордера, денежные чеки и т.п.

Накопительные документы служат для оформления однородных операций, совершаемых на предприятии в разное время (за неделю, декаду, полмесяца). Их составляют с целью уменьшения числа выписываемых документов по тем операциям, которые производятся на предприятии многократно в течение короткого времени. Например, двухнедельные наряды на работы, лимитно-заборные карты на материалов со склада, лицевые счета по заработной плате, табель учета рабочего времени, ведомость выполненных работ и т.п.

По объему отраженных операций учетные документы разделяются на первичные (единичные) и сводные.

Первичными называются документы, которые отражают все хозяйственные операции непосредственно в момент их совершения. Они являются первым формальным доказательством того, что данные операции действительно выполнены. К первичным документам относятся кассовые приходные и расходные ордера, накладные, приемо-сдаточные акты, наряды, квитанции и т.п.

Сводными называются документы, составляемые на основе первичных документов. В них отражаются операции, ранее уже оформленные соответствующими первичными документами. Составление вторичных документов напрямую не связано с хозяйственными операциями, в них лишь регистрируются эти операции по данным первичных документов.

Сводные документы позволяют уменьшить количество записей в счетах бухгалтерского учета. К сводным документам относятся разработочные таблицы, группировочные ведомости, ведомости распределения расходов, отчеты (ведомости) о движении продуктов и материалов, авансовые отчеты, реестры и др. Все эти документы обязательно содержат дополнительные данные, помимо тех, которые имеются в первичных документах, явившихся базой для их составления.Климович Л.П. Судебная бухгалтерия: учебно-наглядное пособие. Красноярск, 2010..

Итак, сводные документы служат, во-первых, для объединения данных первичных документов и получения укрупненных показателей и, во-вторых, для группировки данных первичных документов с целью получения дополнительных сведений об учитываемых операциях и отражения этих операций в новом разрезе. Следовательно, сводные документы используются как средство обработки исходных данных об операциях.

Материальные документы - документы, которыми оформляют операции по движению товарно-материальных ценностей (материалов, топлива, тары, запасных частей, полуфабрикатов, готовой продукции, товаров и др.).

Денежные документы (кассовые, банковские) служат основанием для оформления операций с наличными (приходные и расходные кассовые ордера) и безналичными денежными средствами организации (расчетные чеки, платежные поручения, платежные требования-поручения, инкассовые поручения и др.).

Расчетные документы отражают расчеты организации со своими контрагентами по возникающим обязательствам (счета на поставленные товарно-материальные ценности, счета-фактуры на их оплату, расчетные чеки, авансовые отчеты, платежные требования и платежные поручения и др.).

По качественным признакам выделяют:

• · полноценные документы;
• · неполноценные документы.

Полноценные документы должны отвечать следующим требованиям:

• - формальное требование- в соответствии с ним каждый бухгалтерский документ должен быть составлен по установленной форме и иметь необходимые реквизиты;
• - требование законности- должен отражать законную по своему содержанию операцию;
• - требование своевременности - первичный бухгалтерский документ должен быть составлен во время совершения хозяйственной операции, если это невозможно - сразу после ее завершения;
• - требование действительности_ должен отражать хозяйственные операции, которые были на самом деле совершены.

Документы, не отвечающие хотя бы по одному из перечисленных требований, является неполноценными.

В зависимости от того, какое требование нарушено, неполноценные документы в свою очередь могут быть отнесены к одной из следующих групп.

• а) Неправильно оформленные-документы в которых отсутствуют необходимые реквизиты (например, инвентаризационная опись без даты, нет подписи бухгалтера на расходном кассовом ордере). Их часто называют недооформленными:
  • - документы, имеющие лишние реквизиты (накладные на выдачу товара, заверенные гербовой печатью, название предприятия на документе внутреннего пользования и его адрес).
  • - документы с ненадлежащими реквизитами (расходный кассовый ордер-подпись лица, не имеющего на это полномочий).
  • - использовались бланки неустановленной формы /например использовались бланки строгой отчетности Дубоносов Е.С. Судебная бухгалтерия: электронный учебник. 4-е изд., перераб. и доп. М., 2012..
• б) Документы, отражающие незаконные по своему содержанию операции, т.е. документы, составленные с нарушением действующих законов и правил.
• в) Документы, отражающие такие операции, которые в действительности не были совершены:
  • - документы, отражающие вымышленные (фиктивные) хозяйственные операции.
  • - документы, которые содержат ложные сведения об отдельных сторонах действительно совершенной операции.