Представительские расходы. Документальное оформление представительских расходов Положение по представительским расходам образец
ГОРОДСКАЯ ДУМА МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОД САЛЕХАРД
РЕШЕНИЕ
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ И НОРМАХ РАСХОДОВАНИЯ
от 21.06.2013 N 42 , от 13.12.2013 N 80 , от 23.06.2014 N 50 , от 24.12.2015 N 101 , от 23.12.2016 N 84)
В целях упорядочения расходования средств, предусмотренных для приема и обслуживания официальных делегаций и отдельных лиц, на мероприятия в органах местного самоуправления города Салехарда, в соответствии со статьей 264 Налогового кодекса Российской Федерации , руководствуясь Бюджетным кодексом Российской Федерации , Федеральным законом от 06 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" , Уставом муниципального образования город Салехард, Городская Дума решает:
1. Утвердить Положение о порядке и нормах расходования денежных средств на представительские расходы и расходы на мероприятия органов местного самоуправления города Салехарда согласно приложению к настоящему решению.
3. Исключен. - Решение Городской Думы МО город Салехард от 13.12.2013 N 80 .
Председатель Городской Думы
города Салехарда
А.М.СПИРИН
ПОЛОЖЕНИЕ О ПОРЯДКЕ И НОРМАХ РАСХОДОВАНИЯ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ НА ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ И РАСХОДЫ НА МЕРОПРИЯТИЯ ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ ГОРОДА САЛЕХАРДА
(в редакции решений Городской Думы МО город Салехард от 21.06.2013 N 42 , от 13.12.2013 N 80 , от 23.06.2014 N 50 , от 24.12.2015 N 101 , от 23.12.2016 N 84)
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок и нормы расходования средств бюджета города Салехарда на представительские расходы и расходы на мероприятия органов местного самоуправления города Салехарда, регламентирует отчетность использования указанных средств.
1.2. Основными целями осуществления указанных в пункте 1.1 расходов являются развитие сотрудничества и взаимодействия органов местного самоуправления города Салехарда с другими органами и организациями, представителями общественности, отдельными лицами, чествование физических и юридических лиц.
1.3. Для целей настоящего Положения используются следующие понятия:
Представительские расходы - расходы, связанные с проведением официальных приемов представителей других организаций, обслуживанием официальных делегаций, организацией и проведением переговоров, совещаний, конференций, с целью установления и (или) поддержания взаимовыгодного сотрудничества.
Расходы на мероприятия - расходы, связанные с проведением презентаций, заседаний, совещаний, рабочих встреч, публичных и депутатских слушаний, "круглых столов", конференций, открытием выставок, торжественных приемов и других мероприятий, проводимых органами местного самоуправления города Салехарда.
от 13.12.2013 N 80)
К расходам на мероприятия относятся расходы по приобретению сувенирной продукции (подарков, в том числе сувениров, печатной и полиграфической продукции, включая поздравительные открытки, приглашения, буклеты и т.п.), цветов и цветочных композиций, канцелярские и письменные принадлежности, организацию питания участников, приобретение продуктов питания для приемных, транспортное обеспечение, буфетное и культурное обслуживание.
1.4. Полномочия по осуществлению представительских расходов и расходов на мероприятия органов местного самоуправления города Салехарда могут быть переданы подведомственным муниципальным казенным учреждениям, на основании правового акта соответствующего органа местного самоуправления.
(п. 1.4 введен решением Городской Думы МО город Салехард от 13.12.2013 N 80)
2. Порядок выделения средств бюджета города Салехарда на представительские расходы и расходы на мероприятия
2.1. Средства на представительские расходы и расходы на мероприятия планируются органами местного самоуправления города Салехарда ежегодно в бюджетной смете в размере:
Администрация города Салехарда - не более 2% от годового фонда оплаты труда;
Городская Дума города Салехарда - не более 4% от годового фонда оплаты труда;
Контрольно-Счетная палата города Салехарда - не более 4% от годового фонда оплаты труда.
(п. 2.1 в ред. решения Городской Думы МО город Салехард от 24.12.2015 N 101)
2.2. Основанием для выделения средств на представительские расходы и расходы на проведение мероприятия органов местного самоуправления является распоряжение органа местного самоуправления города Салехарда с указанием наименования и цели мероприятия, сроков проведения мероприятия, ответственного лица.
(в ред. решения Городской Думы МО город Салехард от 23.06.2014 N 50)
2.3. Выделение средств на представительские расходы и расходы на мероприятия органов местного самоуправления города Салехарда производится в соответствии с нормами расходов, установленными настоящим Положением.
2.4. Представительские расходы и расходы на мероприятия могут быть проиндексированы с учетом прогнозируемого уровня инфляции, установленного действующим законодательством.
3. Состав и порядок осуществления расходования средств
3.1. Представительские расходы, связанные с приемом, направлением и (или) обслуживанием делегаций и отдельных лиц, участвующих в мероприятиях, осуществляются на основании раздела 2 настоящего Положения.
3.1.1. Программа мероприятия включает в себя:
Наименования организаций участников;
Фамилию, имя, отчество и должность лица, ответственного за проведение мероприятия;
Количество официальных лиц и представителей от организаций участников;
Количество участников от органов местного самоуправления муниципального образования город Салехард;
Планируемые к проведению мероприятия с указанием даты, времени и места их проведения;
Иные сведения, связанные со спецификой мероприятий.
3.1.2. Смета расходов на организацию мероприятия, утвержденная руководителем органа местного самоуправления либо уполномоченным им лицом (уполномоченным им муниципальным казенным учреждением), содержит следующие сведения:
(в ред. решений Городской Думы МО город Салехард от 13.12.2013 N 80 , от 23.06.2014 N 50)
Расходы на оплату гостиницы и бронирования мест;
Расходы на оплату питания;
Расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия);
Расходы на буфетное обслуживание;
Расходы на транспортное обслуживание;
Абзац исключен с 23 июня 2014 года. - Решение Городской Думы МО город Салехард от 23.06.2014 N 50 ;
Иные расходы, связанные со спецификой проводимых мероприятий.
(в ред. решения Городской Думы МО город Салехард от 23.06.2014 N 50)
3.1.3. Для приема официальных делегаций и отдельных лиц устанавливаются предельные нормы расходов согласно Приложению N 1 к настоящему Положению.
3.1.4. Расходование средств на представительские расходы признается обоснованным и документально подтвержденным при наличии первичных учетных документов, оформленных в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Затраты на расходы подтверждаются следующими документами:
Правовой акт органа местного самоуправления о проведении мероприятия;
от 13.12.2013 N 80)
Правовой акт органа местного самоуправления (приказ уполномоченного муниципального казенного учреждения) о произведенных представительских расходах и расходах, связанных с проведением мероприятий;
(в ред. решения Городской Думы МО город Салехард от 13.12.2013 N 80)
Смета представительских расходов;
Акт о списании материальных запасов установленной формы, подписанный должностным лицом, уполномоченным руководителем органа местного самоуправления (директором, заместителем директора уполномоченного муниципального казенного учреждения);
(в ред. решения Городской Думы МО город Салехард от 13.12.2013 N 80)
Список участников мероприятия, включая состав делегации и принимающей стороны;
Документы, подтверждающие проживание в гостинице и проезд к месту проведения мероприятия и обратно;
Отчет о произведенных представительских расходах.
В течение 3 дней по окончании мероприятий лицо, ответственное за их проведение, составляет отчет по произведенным представительским расходам в соответствии с требованиями, предъявляемыми к составлению бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. В отчете по произведенным представительским расходам должны быть указаны:
Дата и место проведения;
Перечень осуществленных представительских расходов с указанием числа лиц, принявших участие в них;
Размер осуществленных расходов, в том числе по каждому мероприятию;
Иные обязательные реквизиты в соответствии с Федеральным законом "О бухгалтерском учете" .
3.2. Расходы на мероприятия органов местного самоуправления города Салехарда осуществляются на основании плана мероприятия органа местного самоуправления, письменного приглашения, правового акта, поручения руководителя органа местного самоуправления либо уполномоченного им лица.
(в ред. решения Городской Думы МО город Салехард от 13.12.2013 N 80)
Оформление расходов на мероприятия органов местного самоуправления города Салехарда, сроки и порядок предоставления отчетности осуществляется в порядке, установленном пунктом 3.1 настоящего Положения для представительских расходов.
Затраты на расходы могут также быть дополнительно подтверждены следующими документами:
Товарный чек, квитанция или другой документ, подтверждающий прием денежных средств за соответствующий товар;
Авансовый отчет материально ответственного лица.
Для проведения соответствующих мероприятий выделяются денежные средства в пределах установленных норм согласно Приложению N 2 к настоящему Положению.
3.3. Расходы, указанные в пунктах 3.1 и 3.2, могут быть произведены как за безналичный, так и за наличный расчет.
Представительские расходы и расходы на мероприятия органов местного самоуправления города Салехарда могут осуществляться как самостоятельные расходы, а также в составе общих расходов на проведение мероприятий.
3.4. Списание затрат на представительские расходы или расходы на мероприятия производится при наличии:
Счетов-фактур либо иных расчетно-платежных документов;
Актов выполненных работ, оказанных услуг;
Других документов, свидетельствующих о размере произведенных расходов.
Списание затрат на представительские расходы и расходы на мероприятия производится в размерах, не превышающих нормы расходов, указанных в приложениях N 1, N 2 к настоящему Положению.
Контроль за правомочностью списания средств на представительские расходы и расходы на мероприятия осуществляет комиссия, состав которой утверждается каждым органом местного самоуправления самостоятельно.
В случаях, предусмотренных пунктом 1.4 настоящего Положения, состав комиссии утверждается приказом уполномоченного муниципального казенного учреждения.
(абзац введен решением Городской Думы МО город Салехард от 13.12.2013 N 80)
Приложение N 1. ПРЕДЕЛЬНЫЕ НОРМЫ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ РАСХОДОВ
Приложение N 1
денежных средств на представительские расходы
и расходы на мероприятия органов
местного самоуправления города Салехарда
ПРЕДЕЛЬНЫЕ НОРМЫ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ РАСХОДОВ
Наименование мероприятия | ||
Оплата гостиницы (в сутки на одного человека): | по фактическим расходам, но не более 5000 рублей |
|
Оплата питания (в сутки на одного участника) | по фактическим расходам, но не более 1500 рублей |
|
Буфетное обслуживание (фуршет) во время проведения переговоров, совещаний, конференций и иных массовых мероприятий (на одного участника) | по фактическим расходам, но не более 500 рублей |
|
Оплата проезда к месту проведения мероприятия и обратно общественным воздушным, железнодорожным, автомобильным (кроме легковых такси), водным транспортом | по фактическим расходам стоимости проезда, но не выше расходов проезда: |
|
Расходы на оплату услуг залов официальных делегаций в аэропорту города | ||
Расходы на обслуживание делегаций автомобильным транспортом | по фактическим расходам (согласно договору) |
|
Оплата услуг фото- и видеосъемки на официальных мероприятиях | по фактическим расходам (согласно договору) |
|
Аренда помещений | по фактическим расходам |
Приложение N 2. ПРЕДЕЛЬНЫЕ НОРМЫ РАСХОДОВ НА МЕРОПРИЯТИЯ ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ ГОРОДА САЛЕХАРДА
Приложение N 2
к Положению о порядке и нормах расходования
денежных средств на представительские расходы
и расходы на мероприятия органов
местного самоуправления города Салехарда
ПРЕДЕЛЬНЫЕ НОРМЫ РАСХОДОВ НА МЕРОПРИЯТИЯ ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ ГОРОДА САЛЕХАРДА
(в ред. решения Городской Думы МО город Салехард от 23.12.2016 N 84)
Расходы, связанные с участием представителей органов местного самоуправления города Салехарда на территории города и за ее пределами в торжественных мероприятиях по случаю праздничных, юбилейных, исторических и иных дат, в том числе проводимых в форме акций (фестивалей, форумов) (памятный подарок или сувенир в расчете на одного человека) | Не более 4000 рублей |
|
Расходы, связанные с участием представителей органов местного самоуправления города Салехарда в торжественных мероприятиях, по случаю праздничных, юбилейных, исторических и иных дат, в том числе проводимых в форме акций (фестивалей, форумов), организованных иными субъектами на территории города Салехарда: | ||
а) подарок юридическому лицу на юбилейную дату (кратную 25 годам); | Не более 10000 рублей |
|
б) подарок юридическому и физическому лицу на иные даты | Не более 4000 рублей |
|
Расходы, связанные с участием представителей органов местного самоуправления города Салехарда в торжественных праздничных мероприятиях, организованных иными субъектами за пределами территории города Салехарда (сувениры, памятные подарки) | Не более 10000 рублей |
|
Расходы, связанные с участием представителей органов местного самоуправления города Салехарда во встречах, направленных на развитие взаимоотношений муниципального образования город Салехард с иными муниципальными образованиями, субъектами Российской Федерации и зарубежными странами (памятный подарок, полиграфическая и сувенирная продукция, в том числе с символикой муниципального образования) | Не более 10000 рублей |
|
Расходы, связанные с проведением: | ||
а) заседаний, конференций, рабочих встреч, совещаний и других официальных мероприятий органов местного самоуправления (в расчете на одного участника); | Не более 1000 рублей |
|
б) публичных или депутатских слушаний (в расчете на одного участника) | Не более 400 рублей |
|
Расходы, связанные с проведением торжественных приемов, организованных органами местного самоуправления города Салехарда: | ||
а) буфетное обслуживание в расчете на одного участника; | Не более 1000 рублей |
|
б) торжественный обед (ужин) в расчете на одного участника; | Не более 2500 рублей |
|
в) памятный подарок или сувенир в расчете на одного участника | Не более 4000 рублей |
|
Расходы на приобретение кофе, чая, напитков (питьевая вода, молоко, сливки), сахара, кондитерских изделий (печенье, конфеты), фруктов: | ||
а) для приемных Председателя Городской Думы города Салехарда, Главы Администрации города Салехарда, Председателя Контрольно-Счетной палаты города Салехарда; | Не более 10000 рублей в месяц |
|
б) для приемных заместителей Главы Администрации города | Не более 2000 рублей в месяц |
|
Расходы, связанные с участием представителей органов местного самоуправления города Салехарда в чествовании почетных граждан города, заслуженных юбиляров (памятный подарок или сувенир в расчете на одного человека) | Не более 4000 рублей |
|
Расходы, связанные с: | ||
а) церемонией вручения государственных наград РФ, наград ЯНАО, наград органов местного самоуправления города Салехарда, а также поощрений в иных формах (памятный подарок или сувенир в расчете на одного человека); | Не более 4000 рублей |
|
б) поздравлением руководителей органов государственной власти, федеральных структур, органов местного самоуправления, учреждений и предприятий, осуществляющих свою деятельность на территории города Салехарда, глав муниципальных образований, в связи с юбилейными, праздничными (в том числе профессиональными праздниками), историческими и иными памятными датами (памятный подарок или сувенир в расчете на одного человека) | Не более 4000 рублей |
|
Расходы, связанные с участием представителей органов местного самоуправления города Салехарда (приобретение цветов и цветочных композиций): | ||
а) в траурных мероприятиях, посвященных памятным общероссийским датам; | Не более 20000 рублей |
|
б) в иных траурных мероприятиях; | Не более 10000 рублей |
|
в) в торжественных мероприятиях по случаю праздничных (в том числе профессиональных), юбилейных, исторических и иных дат; | Не более 3000 рублей |
|
г) в чествовании почетных граждан города, заслуженных юбиляров; | Не более 3000 рублей |
|
д) в торжественных приемах в расчете на одного человека; | Не более 3000 рублей |
|
е) в церемонии вручения государственных наград РФ, наград ЯНАО, наград органов местного самоуправления города Салехарда, а также поощрений в иных формах в расчете на одного человека; | Не более 3000 рублей |
|
ж) в поздравлении руководителей органов государственной власти, федеральных структур, органов местного самоуправления, учреждений и предприятий, осуществляющих свою деятельность на территории города Салехарда, глав муниципальных образований, в связи с юбилейными, праздничными (в том числе профессиональными праздниками), историческими и иными памятными датами (в расчете на одного человека) | Не более 3000 рублей |
|
Канцелярские товары, печатная, полиграфическая продукция, в том числе с соответствующей символикой, и иные расходные материалы (в расчете на одного человека) | Не более 1000 рублей |
Р асходы, которые можно провести в учете как представительские, уменьшают налогооблагаемую прибыль (т.е. идут в затраты). Но тут нужно знать, во-первых, какие расходы вообще реально провести как представительские, а на какие налоговики «никогда не согласятся», и, во-вторых, какой комплект документов в качестве доказательств позволит бухгалтерии «спать спокойно» (речь идет о приказе, программе и смете расходов на представительское мероприятие, отчете о его проведении, а также о комплекте первичных бухгалтерских документов).
Прежде всего необходимо определиться, что такое представительские расходы и в каких случаях предприятие сталкивается с такого рода затратами. Как правило, для развития бизнеса, расширения взаимного сотрудничества с партерами и клиентами, в целях заключения новых договоров компании проводят различного рода мероприятия, организуют встречи и переговоры. На проведение презентаций, официальных приемов для постоянных и потенциальных клиентов требуются значительные денежные затраты. Вот тут предприятие и сталкивается с так называемыми представительскими расходами, которые следует документально правильно оформить и отразить в бухгалтерском и налоговом учете. В противном случае не избежать претензий со стороны контролирующих органов.
Понятие представительских расходов
Для отнесения тех или иных затрат к представительским расходам необходимо определиться с самим понятием. Если обратиться к положениям подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ, то станет ясно, что представительскими расходами являются расходы, связанные с официальным приемом и (или) обслуживанием лиц:
- представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
- участников, прибывших на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.
А вот само место проведения представительских мероприятий значения не имеет. Это важно уяснить, так как в деловой практике распространено проведение представительских встреч как в формальной, так и в неформальной обстановке за пределами офиса.
Само понятие официального приема установлено в п. 2 ст. 264 НК РФ. Таковым признается завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие для представителей других организаций, а также официальных лиц вашей организации, участвующих в переговорах (либо на заседании руководящего органа компании).
Здесь же приведено, что под обслуживанием понимается:
- транспортное обеспечение доставки участвующих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
- буфетное обслуживание во время переговоров;
- оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Таким образом, мы определились с перечнем представительских расходов, который также нашел отражение в письмах Минфина России от 09.10.2012 № 03-03-06/1/535, от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796.
Обратите внимание:
- указанный перечень является закрытым и расширительному толкованию не подлежит (упомянутые выше письма Минфина России и письмо ФНС России от 18.04.2007 № 04-1-02/306@);
- финансовое ведомство требует документально доказать необходимость каждого конкретного мероприятия для целей получения прибыли, чтобы расходы на него можно было признать представительскими (т.е. не списывать их за счет чистой прибыли).
Что не входит?
На первый взгляд, приведенные выше определения Налогового кодекса кажутся ясными и понятными. Но когда на практике начинаешь их применять, возникают вопросы. Попробуем с ними разобраться. Здесь важна позиция налоговиков о том, какие конкретные расходы они готовы признать представительскими, а на что ни при каких обстоятельствах не согласятся.
Аренда помещения
Для организации официального приема или заседания частенько арендуют помещение (например, переговорную комнату в бизнес-центре или зал покрупнее). Но в п. 2 ст. 264 НК РФ, где указан исчерпывающий перечень расходов, аренды нет. Вот откуда весь «сыр-бор» про расходы по аренде помещения - налоговики не признают их представительскими.
Организация развлечений
К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний (абз. 2 п. 2 ст. 264 НК РФ). При этом к расходам на организацию развлечений, в частности, относятся расходы на фуршет, теплоход и артистов в рамках развлекательной программы, организованной после официальной части представительского мероприятия (письмо Минфина России от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796).
А как быть с физлицами?
В п. 2 ст. 264 НК РФ конкретно говорится о возможности учесть расходы как представительские, только если они пошли на подготовку официального приема и обслуживания представителей других организаций. Т.е. это не касается физических лиц!
Исключение составляют расходы на проведение переговоров с физическими лицами, которые являются клиентами организации (письмо Минфина России от 27.03.2009 № 03-03-06/2/64), а также с индивидуальными предпринимателями.
Транспортное обслуживание и проживание
НК РФ в понятие обслуживания представителей других организаций включает их транспортное обеспечение - доставку участников мероприятия до места проведения и обратно (абз. 1 п. 2 ст. 264 НК РФ).
И часто принимающая сторона берет на себя обязанность по оплате для приглашенных лиц авиационных и железнодорожных билетов, расходы по доставке их на мероприятие от вокзала до гостиницы, по оплате проживания и прочее.
Но при этом на практике налоговики отказываются принимать в учете в составе представительских расходов затраты на визовую поддержку, а также оплату авиационных и железнодорожных билетов для представителей иностранных государств, расходы на доставку прибывших иностранцев на мероприятие от вокзала до гостиницы (или до специально арендованного помещения), а также расходы по их проживанию (см. письмо ФНС России от 18.04.2007 № 04-1-02/306, аналогичную позицию высказал Минфин России в письме от 16.04.2007 № 03-03-06/1/235).
В тоже время затраты по доставке иностранных представителей к месту проведения представительского мероприятия относятся к представительским расходам (письмо УФНС по г. Москве от 14.07.2006 № 28-11/62271).
Контролирующие органы считают, что расходы принимающей стороны по оплате проживания прибывших лиц, если переговоры длятся несколько дней, не являются представительскими (письма Минфина России от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796, УФНС Росси по г. Москве от 06.12.2007 № 21-11/116748).
Но некоторые суды допускают учет расходов на проезд и проживание прибывшей стороны в качестве представительских. Они полагают, что такие затраты в целях п. 2 ст. 264 НК РФ относятся к «обслуживанию представителей» (см. постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 01.03.2007 № Ф04-9370/2006(30552-А81-27)).
Проблема связана с тем, что затраты на оплату проезда и проживания признаются в качестве командировочных расходов у отправляющей стороны. Поэтому, во избежание проблем со стороны проверяющих органов, целесообразно распределить такого рода затраты между участниками переговоров.
Сувениры
В ходе переговоров стороны, как правило, обмениваются сувенирной продукцией с символикой своего предприятия. Таковыми могут быть блокноты, ручки, ежедневники и т.д. По мнению налоговых органов, такого рода расходы не могут быть признаны в качестве рекламных в силу определенного круга лиц, в то же время затраты на такого рода продукцию можно учесть в качестве представительских расходов (согласно письмам МНС России от 16.08.2004 № 02-5-10/51, УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.2). Но Минфин России подобного рода затраты включать в представительские расходы отказывается, т.к. они не поименованы в п. 2 ст. 264 НК РФ (см. письмо от 16.08.2006 № 03-03-04/4/136). В подобных ситуациях организация сама должна принимать решение, какими разъяснениями руководствоваться, и понимать, что, возможно, придется доказывать свою правоту.
Питание представителей
Зачастую принимающая сторона несет расходы на проведение ужинов, например, в ресторане, которые могут проходить и в позднее время. Как определиться с такого рода затратами?
Официальная позиция контролирующих органов сводится к тому, что организация должна оформить ряд документов, служащих для подтверждения представительских расходов. Таковыми могут являться:
- приказ руководителя для подтверждения расходов на указанные цели,
- смета и отчет по проведенному представительскому мероприятию с отражением цели,
- а также первичные подтверждающие документы.
Если проведенное мероприятие (ужин в ресторане) не носит официального характера либо отсутствуют документы, подтверждающие проведение на нем деловых переговоров, расходы по его проведению не могут быть учтены для целей налогообложения прибыли (письмо Минфина России от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675).
А если вы оформили все необходимые подтверждающие документы, то учесть расходы на завтраки, обеды и ужины участников деловых переговоров как представительские получится лишь в пределах установленного лимита, а именно - в пределах 4% от расходов организации на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период (согласно письму Минфина России от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26; в этом же письме приведен перечень документов, обосновывающих представительские расходы; такой же перечень дан в письме Минфина России от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807; на рассмотрении этих документов мы подробно остановимся ниже).
Спиртные напитки
Без алкогольной продукции во время проведения деловых встреч редко можно обойтись.
Раньше разъяснения Минфина относительно расходов на алкоголь носили размытый характер (см. письма Минфина России от 19.11.2004 № 03-03-01-04/2/30, от 09.06.2004 № 03-02-051/49), но в более позднем письме было прямо сказано, что в расходах на организацию официальной встречи с клиентами по обсуждению вопросов по заключению договоров учитываются в том числе затраты на приобретение спиртных напитков (письмо Минфина России от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176).
Оформление залов
В приведенном выше письме № 03-03-06/1/176 финансовое ведомство затронуло еще один важный вопрос: расходы на приобретение призов, изготовление дипломов, оформление зала п. 2 ст. 264 НК РФ не предусматривается, следовательно, они не могут быть учтены в составе представительских расходов для целей налогообложения прибыли.
Значит, такого рода затраты полностью могут быть покрыты только из чистой прибыли предприятия даже при их правильном документальном оформлении, что в принципе не выгодно: придется заплатить с этих сумм 20% в бюджет.
Официальный характер приема
Еще раз обращаем ваше внимание, что в п. 2 ст. 264 НК РФ говорится об официальном приеме. Это значит, что когда происходит встреча двух организаций, но она не носит официального характера, либо если вы не собрали документальных доказательств официальности деловых переговоров, то расходы по их проведению ваша организация не сможет учесть как представительские для целей налогообложения прибыли.
При проведении переговоров в рамках производственных командировок следует применять аналогичный порядок признания таких затрат .
Следует отметить, что для подтверждения официального статуса проводимого представительского мероприятия организации понадобится оформить дополнительные документы:
- программа (план) мероприятия (здесь важно указать цель, место и сроки его проведения);
- список официальных лиц, принимающих участие в мероприятии, как со стороны приглашенных партнеров, так и со стороны самой организации (такой список может быть включен в приказ о проведении мероприятия или / и в программу этого мероприятия);
- отчет (акт) по результатам проведенного мероприятия, утвержденный руководителем организации (с указанием сумм фактически произведенных расходов).
Документальное оформление представительских расходов
Размер затрат на организацию представительского мероприятия может быть значителен. Поэтому важно правильно оформить документы на те расходы, которые реально провести в учете как представительские. Это поможет сэкономить на налогах и избежать проблем с контролирующими органами в виде нареканий, штрафов и пеней.
Исходить нужно из трех основных принципов учета представительских расходов:
- официальность проводимого мероприятия;
- экономическая обоснованность производимых расходов;
- документальное подтверждение понесенных расходов.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные :
- документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо
- документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или)
- документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.
Напоминаем, что с 1 января 2013 г. действует новый Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» . Старый закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ действовал до 31.12.2012 .
В ст. 9 нового Закона № 402-ФЗ указано, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, который должен содержать следующие обязательные реквизиты:
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование экономического субъекта, составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
- подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Обратите внимание: в прежнем Законе № 129-ФЗ говорилось, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. В новом Законе № 402-ФЗ упоминание об альбомах унифицированных форм отсутствует. Формы первичных учетных документов, применяемых организацией, теперь утверждаются приказом руководителя (ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
Мы уже приводили перечень документов, служащих подтверждением представительских расходов, который требует Минфин России в своих разъясняющих письмах . Сведем все воедино, и у нас получится:
- приказ (распоряжение) об осуществлении расходов на представительские цели;
- смета представительских расходов;
- первичные документы на приобретенные товары и оплату услуг, необходимых для организации представительского мероприятия;
- отчет о расходах по проведенному представительскому мероприятию (в одном документе можно отчитаться сразу за несколько мероприятий), в котором отражаются:
- цель и результаты мероприятия,
- сумма расходов на представительские цели,
- а также иные необходимые данные.
При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.
Приказ (распоряжение)
Для проведения представительского мероприятия необходимо оформить приказ (распоряжение), причем приказ всегда издается под конкретное мероприятие (см. Пример 1).
В приказе отражается задание на его организацию, устанавливаются сроки подготовки и проведения, лицо, ответственное за это, а также за подготовку и представление на утверждение программы мероприятия и сметы представительских расходов. Важно указать в документах (приказе и /или программе, отчете) перечень лиц, участвующих с обеих сторон, - в дальнейшем затраты только на этих лиц будут приняты в расходы. Кроме того, должно прослеживаться наличие непосредственной связи между:
- вопросами, являющимися предметом переговоров, и
- служебными обязанностями, предусмотренными трудовыми договорами / должностными инструкциями участников переговоров.
В противном случае расходы, в частности, на посещение экскурсий, музеев, театра, концерта в рамках утвержденного плана (программы) по проводимому мероприятию могут рассматриваться как доход физических лиц - участников мероприятия с последующим начислением суммы налога (НДФЛ) в соответствии с гл. 23 НК РФ (письмо Минфина России от 11.12.2012 № 03-04-05/4-348). Если же вы документально докажете представительский характер этих расходов, то налоги не придется уплачивать ни организации (налог на прибыль в размере 20%), ни работникам (налог на доходы физических лиц в размере 13%).
В приказе необходимо раскрыть цель намеченного мероприятия, ее производственную необходимость и экономическую обоснованность (важно отметить, что данное мероприятие направлено на получение дохода).
С приказом необходимо ознакомить всех лиц, указанных в качестве участников мероприятия.
Программа мероприятия и смета расходов
В программе мероприятия также необходимо отразить его цель, которая преследует получение дохода (как и в приказе). Здесь указываются представители обеих сторон (приглашенной и приглашающей). Отражаются даты, время и место проведения мероприятия.
Этот документ также является подтверждением официального характера мероприятия, его экономической оправданности. Поэтому к его оформлению следует тщательно подойти и иметь в комплекте все документы, обосновывающие проведение официального мероприятия. Обычно он разрабатывается ответственным за мероприятие лицом и утверждается руководителем. См. Пример 2.
Пример 1
Свернуть Показать
Пример 2
Свернуть Показать
Пример 3
Свернуть Показать
И уже на основании утвержденной программы составляется смета расходов. В ней перечисляются статьи затрат, которые будут произведены в рамках конкретного мероприятия, с указанием максимально предусмотренных сумм по каждой статье, а также итоговых данных.
Следует отметить, что при отсутствии сметы представительских расходов могут возникнуть претензии со стороны контролирующих органов. Для них это будет означать ситуацию, когда предприятие даже приблизительно не имеет представления, во сколько ей обойдется запланированное мероприятие... и свою позицию организация будет вынуждена отстаивать в суде.
Разрабатывается данный документ лицом, назначенным в приказе. Утверждается смета руководителем предприятия. См. Пример 3. Т.к. документ финансовый, то на него нужно поставить печать организации (ее оттиск удостоверяет подпись руководителя в грифе утверждения).
После утверждения сметы лицу, отвечающему за проведение официального мероприятия, выдаются денежные средства под отчет по расходному кассовому ордеру.
Для этого на предприятии оформляется письменное заявление подотчетного лица, составляемое в произвольной форме и содержащее резолюцию руководителя о сумме наличных денег и сроке, на который они выдаются. Подотчетное лицо не позднее 3 рабочих дней после указанной даты должно отчитаться по этим деньгам, составив авансовый отчет.
Отчет о проведении официального мероприятия
По окончании представительского мероприятия составляется итоговый документ - отчет (см. Пример 4). Его готовит лицо, ответственное за организацию мероприятия, и утверждает руководитель. В отчете необходимо отразить: цель и результаты мероприятия; дату, место и время проведения; программу мероприятия; состав участвующих лиц.
Следует отметить, что действующее налоговое законодательство не ставит признание произведенных затрат представительскими расходами в целях исчисления прибыли в зависимость от факта достижения поставленной перед мероприятием задачи. Например, если целью мероприятия было заключение договора, то затраты на его проведение в любом случае будут учтены как представительские расходы (при выполнении озвученных выше условий) независимо от того, будет ли заключен желанный договор.
Отчет обязательно должен отразить результаты проведенных переговоров. А результатом может быть не только подписанный контракт или дополнительное соглашение к договору, но и документ о намерениях или запись о том, что стороны договорились рассмотреть предложения друг друга в течение определенного периода (например, месяца).
Очень важно, чтобы вопросы, обсуждаемые на представительском мероприятии, были связаны с основной производственной деятельностью предприятия. Именно отчет должен это подтвердить.
Пример 4
Свернуть Показать
В нем же указываются и культурные мероприятия, проводимые для приглашенной стороны, т.к. все затраты на его проведение должны быть отражены в отчете (иногда для этой цели служит отдельный акт). В любом случае все перечисленные в отчете расходы должны быть подтверждены соответствующими первичными документами, которые перечисляются и прикрепляются к авансовому отчету подотчетного лица. А в отчете о проведении представительского мероприятия достаточно указания общих сумм по каждой статье затрат. Удобно оба отчета составлять одновременно .
Для подтверждения расходов на товары, работы, услуги, необходимые для подготовки и проведения мероприятия, нужно собирать первичные бухгалтерские документы (кассовые, товарные чеки, накладные, акты приема-передачи, счета, договоры, заключенные в рамках мероприятия, счета-фактуры и т.д). Важно, чтобы эти документы были оформлены в соответствии с требованиями ст. 9 Закона № 402-ФЗ . В случае отсутствия или неправильного оформления какого-либо первичного документа проверяющие органы просто исключат соответствующие затраты из расходов и они подпадут под налогообложение прибыли.
Прежде чем привести примеры различных ситуаций, демонстрирующих, когда какие первичные документы нужно собирать и сохранять, обратим ваше внимание на один принципиальный момент. В примерах будут приведены номера форм первичных документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных постановлениями Госкомстата России. Но с 01.01.2013 унифицированные формы не действуют, и каждая организация должна утвердить приказом руководителя свои формы первичных учетных документов, которые должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ст. 9 Закона № 402-ФЗ. На практике организации продолжают пользоваться формами первичных учетных документов из ранее действующих альбомов унифицированных форм , просто утвердив их же своим приказом (тогда при распечатке такой формы в ее шапке больше не делают ссылки на постановление Госкомстата, которым она была утверждена).
Для чего мы объясняем эти тонкости? Дело в том, что при сборе первичных документов вам необходимо будет не только обращать внимание на их наименование, но и проверять на предмет соответствия требованиям ст. 9 Закона № 402-ФЗ (наличие обязательных реквизитов).
Если все обязательные реквизиты присутствуют, то проблем с контролирующими органами не возникнет. Если сами обнаружили ошибку, следует обратиться к поставщику с просьбой о замене документа на новый - правильно оформленный.
Пример 5
Для подтверждения каких расходов какие первичные документы нужно собирать
Свернуть Показать
Если предприятие заказывало услуги такси для доставки приглашенных лиц до места официальной встречи, то целесообразнее всего заключить договор с транспортной компанией об оказании этих услуг. По окончании мероприятия от этой организации необходимо получить:
- акт выполненных работ с отражением произведенных поездок по дням и времени;
- счет-фактуру;
- путевые листы автомобилей, оказывающих транспортные услуги (форма № 3);
- счета на оплату.
Если же вы обращались не в организацию, а к «простому таксисту», то у него нужно получить чек ККТ на оплату проезда.
Цветы целесообразно заказывать у конкретных фирм, чтобы получить:
- счет-фактуру;
- счет на оплату (при безналичном расчете) или чек ККТ (при наличном расчете).
Если цветы приобретены в цветочном магазине, то необходимо иметь чек ККТ для подтверждения затрат.
Обычно сувенирную продукцию с нанесенной символикой заказывают не под конкретное представительское мероприятие, а сразу для разных целей оптом, поэтому к моменту подготовки представительского мероприятия такая продукция уже лежит на вашем складе. Для ее получения (списания) необходимо требование-накладная (форма № М-11).
Закупка продуктов для кофе-брейка. Целесообразнее всего приобретать подобную продукцию в больших супермаркетах, где оплата производится по карте. Такие магазины выдают:
- товарную накладную (форма № ТОРГ-12);
- счет-фактуру.
Эти документы не вызывают подозрений у проверяющих органов. Кроме того, на основании полученного счета-фактуры уменьшается сумма НДС, подлежащая перечислению в бюджет.
Если подобные товары приобретаются за наличный расчет подотчетным лицом, то ему необходимо сохранить полученный чек ККТ для оправдания произведенных расходов.
Для внутреннего перемещения товаров служит накладная унифицированной формы № ТОРГ-13.
Завтраки / обеды / ужины в кафе / ресторане, буфетное обслуживание силами сторонней организации. Данные расходы оформляются:
- счетами,
- договорами на оказание услуг,
- заказ-счетами (форма № ОП-20),
- актами на отпуск питания по безналичному расчету (форма № ОП-22).
Для отражения расходов на проживание в гостинице вам нужно взять чек ККТ или БСО - бланк строгой отчетности (письмо Минфина России от 07.08.2009 № 03-01-15/8-400).
Приобретение билетов в театр (на концерт). Прежде всего необходимо сохранить сами билеты, по которым приглашенные гости наслаждались культурной программой.
Если билеты приобретались у фирмы, то можно также подтвердить расходы накладной на приобретение входных билетов (форма № ТОРГ-12).
Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия. Если переводчик был нанят путем подписания договора с фирмой, оказывающей подобные услуги, то подтверждающими документами будут:
- оригинал подписанного двухстороннего договора;
- акт выполненных работ;
- счет-фактура;
- счет на оплату.
Если переводчик нанимался лично по договору подряда, то необходимо иметь:
- этот договор подряда;
- акт выполненных работ с перечислением оказанных услуг (там должно фигурировать ваше мероприятие, его время и дата);
- платежный документ за оказанную услугу (расходный кассовый ордер либо платежная ведомость, платежное поручение на перечисление денег по указанным переводчиком реквизитам).
Обратите внимание: представительские расходы являются нормируемыми - включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов на оплату труда за тот отчетный (налоговый) период, в котором прошли представительские мероприятия (п. 2 ст. 264 НК РФ). Это правило действует в организациях с обычной системой налогообложения.
А вот налогоплательщики, применяющие упрощенную систему налогообложения (УСН), вообще не вправе учитывать представительские расходы в целях налогообложения. Т.е. расходы-то они могут понести, но налоговые органы это просто проигнорируют и попросят с этих сумм уплатить единый налог - и все согласно действующему законодательству, основываясь на п. 1 ст. 252, п. 1 и 2 ст. 346.16 НК РФ, а также письме Минфина России от 31.07.2003 № 04-02-05/3/61.
Сноски
Свернуть Показать
То есть если часть представительских расходов, осуществленных, например, в первом квартале, превысила норматив и не была принята к налоговому учету, то в последующих отчетных периодах в течение года она может она может быть учтена при расчете налоговой базы. «Входной» НДС по представительским расходам принимается к вычету только с той суммы затрат, которая учтена при расчете налога на прибыль, то есть с учетом норматива. Если в последующих кварталах текущего года оставшаяся часть представительских расходов укладывается в норматив, то НДС с нее также может быть принят к вычету. Подробнее порядок налогового учета представительских расходов предлагаю рассмотреть на примере. *** Пример. Расходы ООО «Актив» на проведение представительского мероприятия в I квартале составили 23 600,00 руб. (в том числе НДС 3 600,00 руб.). Во IIквартале представительских расходов не было.
Учет и оформление представительских расходов
Важно
Было ли принято положительное решение о сотрудничестве, заключены договора, или же участники разошлись ни с чем, средства на мероприятие были потрачены и могут быть признаны.
- Количество участников также не определяет представительские расходы. Этот фактор может повлиять только на размер трат, но если он не выходит за установленную норму, значения этот показатель не имеет. Траты, которые можно и нельзя счесть представительскими В НК РФ обозначены особые категории расходов, которые с точки зрения налогообложения правомерно счесть представительским.
К ним относятся следующие траты:
- Оплата организации официального мероприятия по приему гостей из других фирм. Таким мероприятием может быть:
- завтрак;
- обед;
- выездное заседание.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Затраты на продукты и алкоголь также включены в эту группу затрат.
Составляем положение о представительских расходах — образец
Даже если организация мероприятия по факту потребовала издержек, не включаемых в представительские расходы Налоговым кодексом, их нельзя включить в эти затраты для снижения налогооблагаемой базы. НАПРИМЕР. ООО «Кассандра» организовало встречу с представителями других организаций для обговаривания условий сотрудничества.
На это мероприятие было затрачено 140 тыс. руб. Из этих средств на прием-обед было затрачено 70 тыс. руб., на буфетное обслуживание – 25 тыс. руб., на провоз участников к месту обеда и обратно на фирму – 20 тыс. руб., на посещение представления в театре – 10 тыс. руб., на экскурсию по памятным местам города – 15 тыс. руб., на цветы и сувениры для участников – 45 тыс. руб. На представительские расходы в этом случае можно списать только 115 тыс.
руб., то есть сумму расходов на прием, буфетное обслуживание и транспорт. Остальные средства в размере 25 тыс. руб.
Представительские расходы: гуляем для дела
Внимание
Факторы, не имеющие значения для определения ПР
- Место проведения. Не является значимым, где именно организован прием: в помещении фирмы или в баре либо ресторане.
Исключения составляют развлекательные заведения другого формата – к ним ПР не относятся.
К участникам-контрагентам относят как физических, так и должностных лиц, ими могут быть не только представители руководства других фирм, но и клиенты.
Представительские расходы при исчислении налога на прибыль
- средства на развлекательную программу для участников;
- стоимость экскурсий;
- деньги на цветы для гостей, памятные сувениры и т.п.;
- финансы на оформление зала для мероприятия;
- медицинские траты, если они потребовались;
- проезд и проживание гостей;
- оплата визовых услуг участников;
- траты на корпоративные мероприятия (Новый год, 8 марта, юбилеи и пр.);
- любое финансовое взаимодействие с руководством структурных подразделений и филиалов своей же фирмы (представительские расходы – по умолчанию только для «чужих»).
Критерии отнесения расходов к представительским Понятие «официальный прием и обслуживание», через которые в НК дано определение представительских расходов, в свою очередь, не имеет однозначного толкования в законодательных документах. Поэтому их можно толковать с расширительным значением.
Учет представительских расходов: все официально
Инфо
К расходам на оплату труда относятся, в частности:
- зарплата (состоящая из окладов, премий, иных выплат по договору);
- отчисления в государственные фонды;
- отпускные.
Полный перечень расходов на оплату труда отражен в положениях ст. 255 НК РФ. В бухгалтерском учете представительские расходы не выделяются в отдельную категорию издержек.
Отражение данных расходов в регистрах осуществляется в соответствии с ПБУ 10/99 как расходов по обычным видам хозяйственной деятельности. При этом расходы по обычным видам деятельности должны подразделяться:
- на материальные затраты;
- расходы, которые связаны с оплатой труда;
- социальные отчисления;
- амортизационные отчисления;
- прочие затраты.
Исходя из экономического смысла представительских расходов, таковые в бухучете следует учитывать как прочие затраты.
Спорные расходы на корпоратив
Согласно этой норме закона, к представительским относятся расходы на официальный прием и (или) обслуживание следующих лиц:
- представителей других организаций, с которыми проводятся переговоры в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества,
- участников организации-налогоплательщика, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.
Согласно разъяснениям Минфина РФ, затраты на переговоры с физическими лицами, которые являются фактическими или потенциальными клиентами, также можно включить в состав представительских, при условии, что такие переговоры носят официальный характер и направлены на развитие сотрудничества (Письма Минфина РФ от 03.06.2013 № 03-03-06/2/20149, от 27.05.2009 № 03-03-06/1/351).
Представительские расходы
Например, Вы хотите провести корпоративный праздник, в связи с недостаточностью денежных средств и экономией решили отнести расходы, которые возникнут, на представительские расходы. Для этого, во-первых, Вам стоит «обозвать» данное мероприятие, например, как деловую встречу с партнерами, и далее подготовить пакет документов налоговой (который изложен выше) для подтверждения и обоснованности включения данных расходов в состав представительских.
При этом стоит уделить внимание таким моментам, как цель мероприятия, состав участников, место и дата проведения, смета расходов, нюансы заполнения форм, которые, кстати, не являются унифицированными и подготавливаются организацией самостоятельно. В преддверии новогодних праздников особенно интересует вопрос о списании расходов на спиртные напитки.
Себестоимость продаж» 26 «Общехозяйственные расходы»44 «Расходы на продажу» Представительские расходы списаны на расходы по обычным видам деятельности 19 «НДС по приобретенным ценностям» 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами» Отражен «НДС» по представительским расходам 68-НДС «Расчеты по налогам и сборам» 19 «НДС по приобретенным ценностям» «Входной» НДС по представительским расходам принят к вычету 91-2 «Прочие расходы» 19 «НДС по приобретенным ценностям» Списан на расходы «входной» НДС по представительским расходам, в части превысившей норматив по итогам года Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях! Остались вопросы – задавайте их в комментариях к статье! Нормативная база
- Налоговый кодекс РФ
- Федеральный закон от 06.12.2011 г.
Организация самостоятельно разрабатывает и утверждает форму налогового регистра для каждого вида расходов и утверждают их в учетной политике для целей налогообложения. Формирование регистров при наличии разниц является обязательным.
Удобным вариантом снижения расходов является предъявление для списания представительских расходов, образовавшихся при организации официальных мероприятий. Если рассматривать нормы НК РФ, представительские расходы при налоге на прибыль это - прочие расходы, порядок списания которых установлен гл.
25 НК РФ. При расчете Расчет налога на прибыль производится по формуле: Сумма налога уплачивается авансовыми платежами и окончательным платежом по итогам года. При наличии представительских расходов суммы включаются с состав периода, в котором оприходованы или оплачены документы, подтверждающие законное основание для списания.
Помимо отчета не лишним будет составить такие документы, как:
- приказ руководителя о проведении представительского мероприятия, в котором указывается цель предстоящего мероприятия, устанавливаются ответственные лица;
- смета расходов, где устанавливается перечень затрат на проведение мероприятия и их предельная величина.
Скачать Образец приказа о проведении представительского мероприятия Скачать Образец сметы представительских расходов Скачать Образец отчета о проведении представительского мероприятия Налоговый учет представительских расходов Налогоплательщики вправе принять к налоговому учету расходы, которые являются экономически обоснованными (то есть направлены на получение дохода) и подтверждены документально. В отношении представительских расходов эти два критерия мы уже рассмотрели.
- При составлении сметы и бюджета на следующий календарный год компания относит на представительские расходы сумму, равную 4% от оплаты труда за предыдущий год, данная сумма распределяется по кварталам.
- Компания определяет круг должностных лиц, имеющих право проводить представительские мероприятия и осуществлять соответствующие затраты, и устанавливает лимиты сумм, которые эти сотрудники могут расходовать.
Так как в определенном размере представительские расходы уменьшают базу для расчета налога на прибыль, то часто организации включают в них различные сувениры, подарки, корпоративные праздники и т.д., поэтому данному участку учета налоговики уделяют особое внимание, и для того чтобы свести к минимуму претензии проверяющих, необходимо подготовить безупречный комплект подтверждающих документов.
Термин «представительские расходы» можно встретить в Налоговом кодексе в перечне затрат, которые понижают налогооблагаемую базу на прибыль. Потому основной вопрос в данной теме, это как оформить представительские расходы, чтобы их можно было учитывать при снижении суммы налога.
Что такое представительские расходы
Законодательство к представительским расходам относит следующее:
- затраты на проведение бизнес – мероприятий в которых принимают участие представители сторонних организаций с целью заключения деловых соглашений, либо сотрудники компании, участвующие в совете директоров (общем собрании правления);
- транспортные расходы, связанные с вышеуказанным мероприятием;
- услуги переводчика, при проведении данного мероприятия.
Сумма представительских расходов, участвующая в снижении прибыли не может быть более 4% от фонда оплаты труда за соответствующий период.
Представительские расходы: документальное оформление 2018 году
Для того, чтобы иметь возможность отнести затраты на представительские мероприятия к расходам, снижающим прибыль, необходимо правильно оформить все документы, их подтверждающие. Чаще всего при их оформлении используется три типа документов, – это приказ, отчет и акт.
По последним пояснениям в законодательстве обязательным является только отчет с прилагающимися к нему первичными документами о совершенных затратах. Но многие организации, предпочитают составлять полный пакет документов, особенно те, кто находится на упрощенной системе налогообложения.
Образец приказа на представительские расходы предприятия
Приказ на представительские расходы, составляется в виде распорядительного документа по организации, на фирменном бланке. Он содержит в себе информацию о намечающемся мероприятии, его целях и предполагаемых расходах.
Примерная структура приказа будет выглядеть следующим образом:
- реквизиты приказа (наименование организации, дата, номер, название);
- преамбула, раскрывающая цель составления приказа (краткое описание мероприятия);
- распорядительная часть приказа, указывающая, что необходимо подготовить для намечающегося мероприятия и устанавливающая ответственных лиц;
- подпись руководителя.
В приказе также может содержаться указании о необходимости составить отчет и акт на представительские расходы по завершению бизнес - мероприятия.
Отчет по представительским расходам: пример
Отчет также составляется в свободной форме и представляет собой резюме прошедшего мероприятия:
- когда и где было проведено мероприятие;
- его результаты и договоренности (либо их отсутствие);
- кто обслуживал данное мероприятия (стороння организация, либо все было подготовлено силами сотрудников компании)
- расходы на мероприятие (они должны быть подтверждены документально);
- перечень, подтверждающих документов, которые будут прилагаться к отчету.
Все подтверждающие документы должны быть в оригинале.
Акт на списание представительских расходов: образец
После проведения мероприятия составляется акт на списание представительских расходов. Бланк этого документа не утвержден, соответственно он может быть составлен в произвольной форме.
Составляется он комиссией и утверждается руководителем.
Затраты предприятия на проведение бизнес - мероприятий называются представительские расходы. Документальное оформление этих расходов необходимо для подтверждения их совершения. Для этого составляется приказ, отчет и акт на представительские расходы. Образец этих документов представлен ниже.
Согласно п.п. 22 п. ст.264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, в порядке, предусмотренном п.2 ст. 264 НК РФ.
Согласно п.2 ст. 264 НК РФ к представительским расходам относятся расходы на:
Проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
Транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
Буфетное обслуживание во время переговоров;
Оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате организации, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Согласно письма ФНС России от 18.04.2007 №04-1-02/306@ перечень представительских расходов является закрытым и расширенному толкованию не подлежит.
Все или часть этих расходов могут оплачиваться на наличный расчет через подотчетных лиц. При этом расходы, связанные с проведением деловых переговоров, должны быть подтверждены соответствующими документами, оформленными в соответствии с законодательством. Документами, служащими для подтверждения представительских расходов, могут являться (письмо Минфина России от 22.03.2010 №03-03-06/4/26):
Приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении представительских расходов;
Смета представительских расходов;
Первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;
Отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются:
Цель представительских мероприятий, результаты их проведения;
Иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также суммы расходов на представительские цели.
Руководитель организации издает внутренние организационно-распорядительные документы, в которых отражается:
Перечень лиц, имеющих право получать средства в подотчет на представительские расходы;
Порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы;
Порядок расходования таких сумм;
Документальное оформление и порядок списания подотчетных сумм по представительским расходам.
Принимая решение о проведении официального приема (встречи), руководитель принимающей организации должен издать приказ о направлении приглашения на деловую встречу, содержащий цель прибытия представителей сторонней организации. Такой целью могут быть: либо проведение переговоров в рамках уже заключенного контракта, либо установление взаимного сотрудничества по основной деятельности организации. В обязательном порядке назначается ответственное лицо за проведение официального мероприятия.
В бухгалтерскую службу организации представляется программа проведения деловой встречи с указанием даты, места и сроков проведения деловой встречи, количества приглашенных лиц и участников со стороны организации и со стороны приглашенных. Кроме того, в бухгалтерию должна быть представлена утвержденная руководителем смета представительских расходов, составленная на основании применяемых, на предприятии норм расходования средств на отдельные виды представительских расходов. После утверждения такой сметы подотчетному лицу в виде аванса выдаются денежные средства по расходному кассовому ордеру.
Как правило, денежные средства на представительские расходы, выдаются сотрудникам предприятия под отчет. Следовательно, на предприятии должен быть приказ руководителя о порядке выдачи подотчетных средств, в котором должен содержаться перечень лиц, которым такие денежные средства могут быть выданы. Порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы также устанавливается приказом по организации.
После проведения переговоров, официальных встреч, работник организации, который был ответственным за проведение данных мероприятия и которому были выданы под отчет денежные средства, сдает в бухгалтерию предприятия авансовый отчет со всеми оправдательными документами (договоры, счета, накладные, акты сдачи-приемки выполненных работ, счета-фактуры, заказ-наряды, чеки ККТ, товарные чеки, другие платежные документы).
Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.
Согласно статье 255 НК РФ к расходам на оплату труда относятся, в частности:
1) суммы, начисленные по тарифным ставкам, должностным окладам, сдельным расценкам или в процентах от выручки в соответствии с принятыми у налогоплательщика формами и системами оплаты труда;
2) начисления стимулирующего характера, в том числе премии за производственные результаты, надбавки к тарифным ставкам и окладам за профессиональное мастерство, высокие достижения в труде и иные подобные показатели;
3) начисления стимулирующего и (или) компенсирующего характера, связанные с режимом работы и условиями труда, в том числе надбавки к тарифным ставкам и окладам за работу в ночное время, работу в многосменном режиме, за совмещение профессий, расширение зон обслуживания, за работу в тяжелых, вредных, особо вредных условиях труда, за сверхурочную работу и работу в выходные и праздничные дни, производимые в соответствии с законодательством Российской Федерации;
4) стоимость бесплатно предоставляемых работникам в соответствии с законодательством Российской Федерации коммунальных услуг, питания и продуктов, предоставляемого работникам налогоплательщика в соответствии с установленным законодательством Российской Федерации порядком бесплатного жилья (суммы денежной компенсации за непредоставление бесплатного жилья, коммунальных и иных подобных услуг);
5) расходы на приобретение (изготовление) выдаваемых в соответствии с законодательством Российской Федерации работникам бесплатно либо продаваемых работникам по пониженным ценам форменной одежды и обмундирования (в части стоимости, не компенсируемой работниками), которые остаются в личном постоянном пользовании работников. В таком же порядке учитываются расходы на приобретение или изготовление организацией форменной одежды и обуви, которые свидетельствуют о принадлежности работников к данной организации;
6) сумма начисленного работникам среднего заработка, сохраняемого на время выполнения ими государственных и (или) общественных обязанностей и в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации о труде;
7) расходы на оплату труда, сохраняемую работникам на время отпуска, предусмотренного законодательством Российской Федерации, фактические расходы на оплату проезда работников и лиц, находящихся у этих работников на иждивении, к месту использования отпуска на территории Российской Федерации и обратно (включая расходы на оплату провоза багажа работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях) в порядке, предусмотренном действующим законодательством - для организаций, финансируемых из соответствующих бюджетов и в порядке, предусмотренном работодателем - для иных организаций, доплата несовершеннолетним за сокращенное рабочее время, расходы на оплату перерывов в работе матерей для кормления ребенка, а также расходы на оплату времени, связанного с прохождением медицинских осмотров;
8) денежные компенсации за неиспользованный отпуск в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации;
9) начисления работникам, высвобождаемым в связи с реорганизацией или ликвидацией налогоплательщика, сокращением численности или штата работников налогоплательщика;
10) единовременные вознаграждения за выслугу лет (надбавки за стаж работы по специальности) в соответствии с законодательством Российской Федерации;
11) надбавки, обусловленные районным регулированием оплаты труда, в том числе начисления по районным коэффициентам и коэффициентам за работу в тяжелых природно-климатических условиях;
12) надбавки за непрерывный стаж работы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, в районах европейского Севера и других районах с тяжелыми природно-климатическими условиями;
12.1) стоимость проезда по фактическим расходам и стоимость провоза багажа из расчета не более 5 тонн на семью по фактическим расходам, но не выше тарифов, предусмотренных для перевозок железнодорожным транспортом работнику организации, расположенной в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (в случае отсутствия железной дороги указанные расходы принимаются в размере минимальной стоимости проезда на воздушном транспорте), и членам его семьи в случае переезда к новому месту жительства в другую местность в связи с расторжением трудового договора с работником по любым основаниям, в том числе в случае его смерти, за исключением увольнения за виновные действия;
13) расходы на оплату труда, сохраняемую в соответствии с законодательством Российской Федерации на время учебных отпусков, предоставляемых работникам налогоплательщика, а также расходы на оплату проезда к месту учебы и обратно;
14) расходы на оплату труда за время вынужденного прогула или время выполнения нижеоплачиваемой работы в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;
15) утратил силу;
16) суммы платежей (взносов) работодателей по договорам обязательного страхования, суммы взносов работодателей, уплачиваемых в соответствии с Федеральным законом "О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений", а также суммы платежей (взносов) работодателей по договорам добровольного страхования (договорам негосударственного пенсионного обеспечения), заключенным в пользу работников со страховыми организациями (негосударственными пенсионными фондами), имеющими лицензии, выданные в соответствии с законодательством Российской Федерации, на ведение соответствующих видов деятельности в Российской Федерации.
17) суммы, начисленные в размере тарифной ставки или оклада (при выполнении работ вахтовым методом), предусмотренные коллективными договорами, за календарные дни нахождения в пути от места нахождения организации (пункта сбора) к месту работы и обратно, предусмотренные графиком работы на вахте, а также за дни задержки работников в пути по метеорологическим условиям;
18) суммы, начисленные за выполненную работу физическим лицам, привлеченным для работы у налогоплательщика согласно специальным договорам на предоставление рабочей силы с государственными организациями;
19) в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, начисления по основному месту работы рабочим, руководителям или специалистам налогоплательщика во время их обучения с отрывом от работы в системе повышения квалификации или переподготовки кадров;
20) расходы на оплату труда работников-доноров за дни обследования, сдачи крови и отдыха, предоставляемые после каждого дня сдачи крови;
21) расходы на оплату труда работников, не состоящих в штате организации-налогоплательщика, за выполнение ими работ по заключенным договорам гражданско-правового характера (включая договоры подряда), за исключением оплаты труда по договорам гражданско-правового характера, заключенным с индивидуальными предпринимателями;
22) предусмотренные законодательством Российской Федерации начисления военнослужащим, проходящим военную службу на государственных унитарных предприятиях и в строительных организациях федеральных органов исполнительной власти, в которых законодательством Российской Федерации предусмотрена военная служба, и лицам рядового и начальствующего состава органов внутренних дел, Государственной противопожарной службы, предусмотренные федеральными законами, законами о статусе военнослужащих и об учреждениях и органах, исполняющих уголовные наказания в виде лишения свободы;
23) доплаты инвалидам, предусмотренные законодательством Российской Федерации;
24) расходы в виде отчислений в резерв на предстоящую оплату отпусков работникам и (или) в резерв на выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет, осуществляемые в соответствии со статьей 324.1 настоящего Кодекса;
24.1) расходы на возмещение затрат работников по уплате процентов по займам (кредитам) на приобретение и (или) строительство жилого помещения. Указанные расходы для целей налогообложения признаются в размере, не превышающем 3 процентов суммы расходов на оплату труда;
25) другие виды расходов, произведенных в пользу работника, предусмотренных трудовым договором и (или) коллективным договором. 3